Office Accounting Admin

SKOP KERJA

1. Pengurusan Dokumen dan Pentadbiran:

• Mengurus dan menyimpan dokumen syarikat, termasuk arkib, kontrak, dan laporan.
• Menyediakan dan mengedarkan dokumen dalaman dan luaran.
• Mengurus data dan maklumat dalam sistem pengurusan dokumen.
• Memastikan dokumen-dokumen penting teratur dan mudah diakses.
• Memastikan pengurusan passport berkaitan pihak imigresen dan KDN dapat diselia kawal secara lancar dan sistematik.

2. Pengurusan Jadual dan Koordinasi:

• Menjadualkan dan mengatur mesyuarat, persidangan, dan acara syarikat.
• Mengurus kalendar eksekutif dan memastikan ketersediaan masa.
• Mengkoordinasi perjalanan rasmi dan penginapan untuk staf atau pengurusan.

3. Komunikasi dan Korespondensi:

• Menangani komunikasi masuk dan keluar, termasuk telefon, e-mel, dan surat.
• Menyusun dan menyunting surat, memo, dan dokumen lain.
• Berfungsi sebagai penghubung antara staf dalaman dan pihak luar.

4. Pengurusan Pejabat dan Sumber Daya:

• Memastikan kemudahan pejabat dan peralatan berfungsi dengan baik.
• Mengurus inventori barang pejabat dan membuat pesanan semula jika diperlukan.
• Mengatur penyelenggaraan dan pembaikan peralatan pejabat.

5. Sokongan Kakitangan dan Pengurusan:

• Memberikan sokongan pentadbiran kepada pasukan pengurusan dan staf.
• Mengurus data kakitangan, termasuk kehadiran, cuti, dan rekod peribadi.
• Membantu dalam proses pengambilan dan orientasi kakitangan baru dan pengurusan kehadiran, passport & visa pekerja warga asing
• Menguruskan proses Fomema untuk pekerja warga asing.
• Menguruskan proses logistik pekerja warga asing

6. Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran:

• Mengurus dan memproses invois, bil, dan perbelanjaan.
• Menyediakan laporan kos dan belanjawan yang diperlukan.
• Mengurus dan menyimpan rekod kewangan harian.

7. Kepatuhan dan Polisi:

• Memastikan kepatuhan terhadap polisi syarikat dan peraturan yang berkuat kuasa.
• Mengurus dokumen dan proses yang berkaitan dengan kepatuhan undang-undang dan peraturan.
• Memberikan sokongan pentadbiran dalam audit dan pemeriksaan kepatuhan.

8. Penanganan Permintaan dan Masalah:

• Menangani permintaan dan masalah daripada staf dan pihak luar dengan berkesan.
• Mengenalpasti dan menyelesaikan masalah pentadbiran yang mungkin timbul.
• Menyediakan penyelesaian dan cadangan untuk meningkatkan kecekapan operasi.

9. Pelaporan dan Analisis:

• Menyediakan laporan rutin dan analisis untuk pengurusan.
• Mengumpul data dan maklumat yang diperlukan untuk laporan dan pembentangan.
• Membantu dalam proses penilaian prestasi dan perancangan strategik.

Kelayakan dan Kemahiran yang Diperlukan:

• Pendidikan minimum Diploma atau Ijazah dalam bidang Pentadbiran Perniagaan/ Perakaunan atau berkaitan.
• Kemahiran komunikasi yang baik, baik lisan mahupun tulisan.
• Keupayaan organisasi dan pengurusan masa yang kuat.
• Kemahiran dalam penggunaan perisian pejabat (contohnya, Microsoft Office).
• Keupayaan untuk bekerja secara berdikari dan dalam pasukan.
• Dapat melaksanakan tugasan ad-hoc jika perlu.
• Dapat bekerja lebih masa jika perlu.

Job Types: Full-time, Fresh graduate

Pay: RM1,500.00 - RM2,500.00 per month

Benefits:

• Company car
• Flexible schedule
• Maternity leave
• Professional development

Schedule:

• Monday to Friday
• Weekend jobs

Supplemental Pay:

• Commission pay
• Overtime pay