Personel mystep N19 Unit Majlis,Rekod Dan Inovasi

a)Membantu menguruskan urusan surat-menyurat yang diterima oleh Kementerian agar surat-menyurat dapat diedarkan ke Bahagian/Unit melalui DDMS pada tarikh penerimaan. i.Menerima surat-menyurat daripada Pembantu Operasi (PO) untuk didaftar dalam sistem Digital Document Management System (DDMS); ii.Mendaftar surat-menyurat yang diterima dalam Am 10; iii.Mengenal pasti perkara surat; iv.Menyemak klasifikasi fail dalam sistem DDMS; v.Jika tiada fail yang sesuai, memaklumkan Pegawai Arkib untuk kelulusan pembukaan fail baru; vi.Jika ada fail yang sesuai, imbas dan tawan surat tersebut bersama matadata dalam sistem DDMS; vii.Semua surat yang telah diimbas perlu diedarkan kepada yang berkenaan melalui DDMS. a)Membantu menguruskan surat-menyurat KKDW yang dimuat naik ke dalam sistem DDMS agar surat-menyurat Bahagian dikandungkan dalam fail fizikal i.Menyediakan Borang Semakan Mutu pada setiap hari bekerja untuk diedarkan/e-mel ke Bahagian/Unit berikut: Bahagian Pembangunan Usahawan Desa; Bahagian Korporat dan Pembangunan Kemahiran; Bahagian Penyelarasan dan Pemantauan; Bahagian Perolehan; dan Bahagian Prasarana. ii.Mengeluarkan fail fizikal Bahagian untuk diminitkan oleh Bahagian/Unit berikut: Bahagian Pembangunan Usahawan Desa; Bahagian Korporat dan Pembangunan Kemahiran; Bahagian Penyelarasan dan Pemantauan; Bahagian Perolehan; dan Bahagian Prasarana. iii.Mengemaskini Laporan Penghantaran Rekod Fizikal dan memantau penghantaran rekod fizikal (surat-menyurat, memo, laporan dan e-mel) Bahagian; iv.Menyediakan memo/e-mel peringatan kepada Bahagian/Unit yang lewat mengemukakan rekod fizikal untuk diminitkan dalam fail fizikal; dan v.Memaklumkan kepada Pegawai Rekod untuk tindakan pembetulan sekiranya ada kesilapan memuat naik rekod dalam DDMS. b)Membantu pengurusan fail fizikal dan fail digital DDMS Kementerian agar fail diuruskan berdasarkan peraturan yang ditetapkan. i.Mengemaskini senarai fail dengan Klasifikasi Fail berikut: KKDW.600 – Pembangunan Prasarana Luar Bandar; dan KKDW.300 – Aset Alih / Hidup Dan Stor Kerajaan. ii.Menyemak kandungan fail fizikal; iii.Membuka dan menutup fail fizikal berdasarkan peraturan yang ditetapkan; iv.Menyimpan fail separa aktif dan tidak aktif dalam bilik rekod; v.Menyediakan label kotak dan mengemaskini lokasi fail; vi.Melaksanakan pemuliharaan fail; vii.Mengemaskini senarai induk fail aktif; viii.Membantu urusan pinjaman dan pemulangan fail fizikal; dan ix.Membantu semakan kawalan akses fail. c)Membantu pelupusan fail fizikal dan rekod elektronik dalam DDMS i.Menyemak tindakan pelupusan bagi Klasifikasi fail berikut: KKDW.400 – Pembangunan Prasarana Luar Bandar; dan KKDW 300 – Aset Alih / Hidup Dan Stor Kerajaan. ii.Menyenaraikan fail untuk pelupusan; dan iii.Membantu urusan permohonan pelupusan fail dan rekod elektronik dengan Arkib Negara Malaysia dan MAMPU.