Front Office Assistant

The role of a Front Office Assistant are to ensure customer service tasks aimed at ensuring smooth operations and providing excellent service to clients or guests. Here are some common responsibilities:

• Greeting and Assisting Visitors: Welcoming guests, clients, or customers as they arrive, and providing them with any necessary assistance or information.
• Answering Phone Calls: Handling incoming calls, directing them to the appropriate person or department, taking messages, and providing basic information or assistance over the phone.
• Managing Reception Area: Maintaining a tidy and organized reception area, ensuring it presents a professional and welcoming atmosphere.
• Scheduling Appointments: Coordinating and scheduling appointments or meetings for staff members, clients, or visitors, and updating calendars as needed.
• Handling Correspondence: Sorting and distributing mail, email, and other correspondence, as well as responding to routine inquiries or forwarding them to the relevant parties.
• Food and Beverage Preparation: Assist in basic food preparation and beverage serving if required. Ensure all beverages are prepared according to company standards.
• Data Entry and Record-keeping: Entering and updating data in databases or systems, maintaining records, and filing documents as needed.
• Assisting with Administrative Tasks: Providing support to other administrative staff or departments with tasks such as photocopying, scanning, faxing, and typing documents.
• Handling Payments: Processing payments, issuing receipts, and managing cash transactions as required.
• Providing Information and Assistance: Offering information and assistance to clients, visitors, or staff regarding office procedures, services, or general inquiries.
• Coordinating Facilities: Arranging for maintenance or repairs of office equipment, coordinating with cleaning staff, and ensuring the office environment is safe and functional.
• Assisting with Special Projects: Supporting special projects or events as needed.
• Maintaining Security: Monitoring access to the premises, ensuring only authorized individuals enter, and following security protocols to safeguard company assets and personnel.

What we're looking for

• Customer-Oriented: Demonstrates a commitment to providing excellent customer service and enjoys interacting with people.
• Team Player: Able to work well with others in a fast-paced environment.
• Proactive: Shows initiative in identifying and resolving issues before they escalate
• Candidates available for an immediate start will be given priority.
• Able to work shifts, PH, and weekends

Candidate that able to start immediately will given priority

A Front Office Assistant plays a crucial role in creating a positive first impression for visitors and providing essential support to ensure the efficient operation of the office or organization. Adaptability, strong communication skills, attention to detail, and a customer-focused approach are essential for success in this role.

Peranan Pembantu Pejabat Hadapan adalah untuk memastikan tugas perkhidmatan pelanggan yang bertujuan untuk memastikan operasi lancar dan menyediakan perkhidmatan yang cemerlang kepada pelanggan atau tetamu. Berikut adalah beberapa tanggungjawab biasa:

• Memberi layanan kepad tetamu dan pelanggan: Mengalu-alukan tetamu, pelanggan atau pelanggan semasa mereka tiba, dan memberi mereka sebarang bantuan atau maklumat yang diperlukan.
• Menjawab Panggilan Telefon: Mengendalikan panggilan masuk, mengarahkannya kepada orang atau jabatan yang sesuai, menerima mesej dan memberikan maklumat asas atau bantuan melalui telefon.
• MenguruskanKawasan Kaunter: Memastikan kawasan kaunter tetamu dalam keadaan kemas dan teratur, memastikan ia dalam suasana yang profesional dan mesra.
• Menguruskan tempahan dari pelanggan dan tetamu: Menyelaras dan menjadualkan janji temu atau mesyuarat untuk kakitangan, pelanggan atau pelawat, dan mengemas kini kalendar mengikut keperluan.
• Mengendalikan Surat-menyurat: Menyusun dan mengedarkan mel, e-mel, dan surat-menyurat lain, serta menjawab pertanyaan rutin atau memajukannya kepada pihak yang berkaitan.
• Penyediaan Makanan dan Minuman: Membantu dalam penyediaan makanan asas dan penyajian minuman jika diperlukan. Memastikan semua minuman disediakan mengikut piawaian syarikat.
• Kemasukan Data dan Penyimpanan Rekod: Memasukkan dan mengemas kini data dalam pangkalan data atau sistem, menyelenggara rekod, dan memfailkan dokumen mengikut keperluan.
• Membantu Tugasan Pentadbiran: Memberi sokongan kepada kakitangan pentadbiran atau jabatan lain dengan tugas seperti fotokopi, pengimbasan, faks dan dokumen menaip jika diperlukan.
• Mengendalikan Pembayaran: Memproses pembayaran, mengeluarkan resit dan menguruskan transaksi tunai seperti yang diperlukan.
• Menyediakan khidmat pelanggan: Menawarkan maklumat dan bantuan kepada pelanggan, pelawat atau kakitangan mengenai prosedur pejabat, perkhidmatan atau pertanyaan am.
• Kemudahan Penyelarasan: Menguruskan penyelenggaraan atau pembaikan peralatan pejabat, menyelaras dengan kakitangan pembersihan, dan memastikan persekitaran pejabat selamat dan berfungsi.
• Membantu dengan Projek Khas: Menyokong projek atau acara khas mengikut keperluan.
• Menjaga Keselamatan: Memantau akses ke premis, memastikan hanya individu yang dibenarkan masuk, dan mengikuti protokol keselamatan untuk melindungi aset dan kakitangan syarikat.

Apa yang kita cari

• Berorientasikan Pelanggan: Menunjukkan komitmen untuk menyediakan perkhidmatan pelanggan yang cemerlang dan menikmati berinteraksi dengan orang ramai.
• Pemain Pasukan: Mampu bekerja dengan baik dengan orang lain dalam persekitaran yang pantas.
• Proaktif: Menunjukkan inisiatif dalam mengenal pasti dan menyelesaikan isu sebelum ia meningkat
• Calon yang boleh mula kerja dengan segera akan diberi keutamaan dan boleh bekerja syif, PH, dan hujung minggu

Calon yang boleh bermula dengan segera akan diberi keutamaan

Pembantu Pejabat Hadapan memainkan peranan penting dalam mewujudkan tanggapan pertama yang positif untuk pelawat dan menyediakan sokongan penting untuk memastikan operasi pejabat atau organisasi yang cekap. Kebolehsuaian, kemahiran komunikasi yang kuat, perhatian terhadap perincian, dan pendekatan yang memfokuskan pelanggan adalah penting untuk kejayaan dalam peranan ini.

Job Types: Full-time, Contract
Contract length: 12 months

Pay: From RM1,700.00 per month

Benefits:

• Maternity leave
• Opportunities for promotion
• Professional development

Schedule:

• Rotational shift

Supplemental Pay:

• Commission pay
• Overtime pay
• Performance bonus

Application Question(s):

• Malaysian

Education:

• STM/STPM (Preferred)

Experience:

• Front Office Assistant: 1 year (Required)

Language:

• English (Preferred)
• Bahasa (Preferred)