
JUNIOR SECRETARY
RM 2,000 - RM 2,499 / month
Checking job availability...
Original
Simplified
Tugas seorang Setiausaha pejabat merangkumi membantu pengurursan pentadbiran pejabat, pengendalian komunikasi, pengurusan jadual & mesyuarat, penyediaan dokumen dan laporan, serta pemberi sokongan pentadbiran kepada pekerja. 1. Menguruskan Pentadbiran Pejabat - Setiausaha pejabat bertanggungjawab membantu untuk menguruskan pentadbiran harian pejabat. Ini termasuk menyimpan rekod, menguruskan fail, menyelenggara inventori peralatan pejabat, serta memastikan persekitaran pejabat kemas dan teratur. Setiausaha pejabat juga perlu meyelaras penggunaan bilik mesyuarat dan menguruskan tempahan pegangkutan serta penginapan kakitangan. 2. Mengendalikan Komunikasi Pejabat - Setiausaha pejabat merupakan orang pertama yang dihubungi oleh pelanggan dan pemegang kepentingan. Beliau bertanggungjawab membantu untuk menjawab panggilan telefon, membalas e-mel dan menghalakan pertanyaan kepada pekerja yang berkenaan. Selain itu, perlu menyediakan draf surat, memo dan dokumen lain mengikut keperluan. 3. Menguruskan Jadual & Mesyuarat - Setiausaha pejabat berperanan membantu untuk menguruskan jadual harian pengurus atau eksekutif. Ini melibatkan penjadualan janji temu, mesyuarat dan acara lain. Setiausaha pejabat juga perlu membuat persediaan untuk mesyuarat, termasuk menyediakan agenda, dokumen sokongan dan minit mesyuarat. 4. Menyediakan Dokumen & Laporan - Setiausaha pejabat sering diminta untuk menyediakan pelbagai jenis dokumen dan laporan. Ini termasuk membantu menaip surat, memo, laporan dan pembentangan. Setiausaha pejabat perlu memastikan bahawa semua dokumen disediakan dengan teliti, kemas, dan profesional. Beliau juga perlu menyemak dokumen untuk kesalahan ejaan, tatabahasa dan format sebelum diserahkan kepada penerima yang dituju. 6. Memberikan Sokongan Pentadbiran Kepada Kakitangan - Setiausaha pejabat memainkan peranan penting dalam menyediakan sokongan pentadbiran kepada pekerja lain. Ini termasuk membantu menguruskan perjalanan perniagaan, memproses tuntutan perbelanjaan, menyelaras latihan dan menyediakan bahan rujukan. Setiausaha juga perlu sentiasa bersedia untuk membantu pekerja lain dengan sebarang pertanyaan atau permintaan berkaitan tugasan pentadbiran.