董事總經理私人助理 (PA)

1. 職業職責

- 每日行程安排和行事曆管理：

- 組織您的約會、會議和通話。

- 確保提醒您重要的截止日期或約定。

- 電子郵件和通訊管理：

- 代表您監控和回覆電子郵件，過濾重要訊息。

- 處理與內部團隊、客戶、承包商和供應商的日常溝通。

- 任務與工作流程管理：

- 確保追蹤您的任務和截止日期，幫助您確定每日和每週工作的優先順序。

- 協助協調各部門之間的任務（設計、項目、工料测量师等）。

- 會議協調與會議記錄：

- 與員工、客戶或承包商舉行會議，根據需要準備議程和材料。

- 與您一起參加會議，做會議記錄並確保對行動項目進行跟進。

- 文件準備與歸檔：

- 根據需要起草信件、報告、簡報和提案。

- 組織和管理文件、合約和專案文件。

- 專案協調支援：

- 協助監督專案時間表的某些方面，包括與相關方溝通最新情況。

- 旅行安排：

- 預訂商務旅遊的航班、飯店和交通。

- 準備行程並處理所需的任何簽證或旅行證件。

2. 個人責任

- 個人行程：

- 管理您的個人預約，例如醫療預約、家庭活動或社交活動。

- 物業管理：

- 監督與您的個人財產相關的行政事務，包括與租戶或承包商進行協調。

- 安排財產的維護、修理或翻新。

- 個人經濟援助：

- 追蹤與您的個人開支、財產稅或投資財產相關的付款或帳單。

- 與您的會計師聯絡個人和企業財務事宜。

- 活動策劃：

- 協助組織個人或公司活動，例如晚宴、團隊活動或假期活動。

- 差事：

- 處理各種個人事務，例如收集文件、訂購個人用品或購買禮物。

3. 跨公司協助

- 監督其他公司的行政工作：

- 處理與您參與的其他企業相關的行政工作，例如管理溝通和協調營運。

- 房地產投資或開發：

- 協助管理任何房地產投資或開發項目，例如與承包商、設計師或代理商協調。

4. 部門之間的聯絡

- 內部協調：

- 作為您的辦公室和內部團隊（設計、項目、工料测量师等、採購、人力資源等）之間的聯絡點。

- 外部利害關係人管理：

- 代表您與承包商、供應商和客戶溝通，尤其是在處理多個正在進行的專案時。

5.公司事務管理

- 人力資源與招募：

- 與人力資源部協調，協助安排面試或監督員工事務，例如休假管理或績效評估。

- 採購與供應商溝通：

- 與供應商聯絡，監控訂單，並確保及時交付正在進行的項目的材料。

- 基礎財務管理：

- 追蹤和管理零用現金、發票，並協助專案預算追蹤。

6. 保密和自由裁量權

- 進階保密：

- 處理與業務和個人事務相關的敏感訊息，並始終確保謹慎行事。

- 決策支援：

- 透過收集資訊、準備報告和幫助制定策略規劃來提供見解並協助決策。

額外的期望：

- 靈活性：能夠處理臨時任務，有時在正常工作時間之外，取決於緊急程度。

- 主動性：主動識別他們可以提供幫助的領域，使您的日常工作更加順利，包括改進工作流程或辦公室管理。

- 精通科技：熟悉用於行事曆管理、專案追蹤和溝通的數位工具（例如 Microsoft Office、Google Suite、Slack 或 Trello）。

概括：

身為董事總經理个人助的工作範圍涉及平衡各種專業、個人和公司相關的任務。他們的角色對於幫助您有效管理時間、改善溝通流程以及確保業務和個人職責得到良好協調至關重要。

Job Type: Full-time

Pay: From RM5,500.00 per month