Clerk Accounts Cum Admin And Human Resources

Pengenalan Posisi Clerk Accounts cum Admin dan Human Resources bertujuan untuk membantu dalam pengurusan kewangan, pentadbiran pejabat, dan tugas berkaitan sumber manusia. SOP ini menyediakan garis panduan yang jelas mengenai skop kerja dan tanggungjawab untuk memastikan operasi berjalan lancar. 1.Tugas Utama :- -Bahagian Akaun (Accounts) -Bahagian Pentadbiran (Admin) -Bahagian Sumber Kewangan Manusia (HR) 2.1. Bahagian Akaun (Accounts) • Pengurusan Rekod Kewangan: -Merekod semua transaksi kewangan dengan tepat menggunakan sistem perakaunan seperti XERO atau sistem lain yang digunakan. -Memastikan semua rekod kewangan dikemas kini dan disimpan dengan selamat. • Pengurusan Invois dan Resit: -Menyediakan invois kepada pelanggan dan memastikan pembayaran diterima tepat pada masa. -Menyimpan salinan resit dan dokumen berkaitan untuk rujukan. • Rekonsiliasi Akaun: -Melakukan rekonsiliasi penyata bank dengan rekod syarikat secara berkala. -Menyelesaikan sebarang ketidakselarasan dalam rekod kewangan. • Penyediaan Laporan Kewangan: -Menyediakan laporan kewangan bulanan untuk pengurusan. -Membantu dalam penyediaan dokumen audit. 2.2. Bahagian Pentadbiran (Admin) • Pengurusan Dokumen dan Fail: -Menyusun dan menyimpan dokumen syarikat dengan sistematik, termasuk kontrak, surat-menyurat, dan fail pekerja. -Mengurus sistem fail fizikal dan digital. • Penyelarasan Pejabat: -Menguruskan pembelian bekalan pejabat (stationery, peralatan, dll.). -Menyelaras jadual pertemuan dan urusan surat-menyurat syarikat. • Menyokong Pasukan: -Memberi sokongan pentadbiran kepada jabatan lain jika diperlukan. 2.3. Bahagian Sumber Manusia (HR) • Pengurusan Rekod Pekerja: -Menyimpan rekod pekerja termasuk butiran peribadi, gaji, dan faedah. -Memastikan semua rekod HR dikemas kini mengikut undang-undang buruh. • Penyediaan Gaji (Payroll): -Memproses gaji bulanan pekerja, termasuk potongan EPF, SOCSO, EIS, dan PCB. -Menguruskan tuntutan pekerja seperti elaun dan kerja lebih masa. • Pengambilan Pekerja (Recruitment): -Membantu dalam pengiklanan jawatan kosong dan menyusun temu duga calon. -Menguruskan dokumentasi untuk pekerja baharu. • Tadbir Urus Polisi HR: -Memastikan polisi HR syarikat dipatuhi oleh semua pekerja. -Membantu menangani isu disiplin dan menyelaraskan tindakan tatatertib jika perlu. 3. Prosedur Operasi 3.1. Aliran Kerja Harian -Memastikan semua transaksi kewangan harian direkodkan. -Mengemas kini laporan kehadiran pekerja. -Menjawab e-mel dan surat-menyurat berkaitan urusan pentadbiran dan HR. 4.Menyediakan dokumen untuk keperluan kewangan atau HR jika diminta oleh pihak pengurusan. 4.1. Pengurusan Bulanan -Menyediakan laporan kewangan bulanan. -Memproses pembayaran gaji dan tuntutan pekerja. -Mengemas kini rekod pekerja jika ada perubahan seperti penamatan kontrak. -Membuat pembelian bekalan pejabat yang diperlukan. 4.2. Pengendalian Dokumen Sensitif -Menyimpan semua dokumen kewangan dan HR dalam fail yang selamat dan sulit. -Memastikan akses hanya diberikan kepada individu yang diberi kuasa. 5. Keperluan Kompetensi •Kemahiran Perakaunan -Kemahiran asas dalam pengurusan kewangan dan penggunaan perisian akaun. •Kemahiran Komunikasi - Keupayaan untuk berinteraksi dengan profesionalisme di semua peringkat. •Pemahaman Perundangan -Pengetahuan tentang undang-undang buruh dan peraturan kewangan. •Kemahiran Organisasi -Kecekapan dalam menyusun fail dan dokumen secara sistematik. 6. Penilaian Prestasi •Kriteria penilaian termasuk ketepatan rekod kewangan, keberkesanan pentadbiran, dan keupayaan mengurus isu HR dengan cekap. •Laporan prestasi akan dikaji setiap suku tahun oleh pengurusan. 7. Langkah Keselamatan dan Kerahsiaan •Memastikan maklumat kewangan dan pekerja tidak dikongsikan tanpa kebenaran. •Mematuhi dasar privasi syarikat dalam semua urusan. 8.Kelayakan untuk Clerk Accounts cum Admin and Human Resources :- •Akademik dan Pengalaman: 1.Minimum Diploma dalam Perakaunan / Pengurusan Perniagaan /Sumber Manusia /atau bidang berkaitan. 2.Sekurang-kurangnya 1-2 tahun pengalaman kerja dalam bidang akaun, pentadbiran, atau sumber manusia. 3.Pengalaman bekerja dengan sistem perakaunan (contoh: XERO Accounting) •Kemahiran Teknikal: -Pengetahuan asas dalam bidang perakaunan seperti penyediaan invois, rekonsiliasi bank, dan pengurusan akaun hutang dan piutang. •Mahir menggunakan perisian pejabat seperti Microsoft Excel, Word, dan PowerPoint. •Pemahaman mengenai undang-undang buruh dan polisi HR (contoh: Akta Kerja, peraturan KWSP, PERKESO, dan PCB). Kemahiran Lembut: •Kemahiran organisasi dan pengurusan masa yang baik. •Keupayaan untuk bekerja secara berdikari atau dalam pasukan. •Kemahiran komunikasi yang baik dalam Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris (lisan dan tulisan). •Perhatian kepada perincian dan ketepatan dalam kerja. •Sikap proaktif dalam menyelesaikan masalah. •Kelebihan Tambahan: -Pengalaman dalam pengurusan rekod pekerja, payroll, atau penjadualan latihan. -Kemahiran interpersonal untuk berinteraksi dengan pekerja dari pelbagai latar belakang. -Sikap fleksibel dalam menangani pelbagai tugasan antara akaun, pentadbiran, dan HR. 9.Cara Memohon: -Hantar CV anda ke alamat e-mel berikut : [email protected] -Untuk pertanyaan lanjut, anda boleh menghubungi kami melalui: -Talian Telefon/WhatsApp: 014-6282995 10.Hanya calon yang tersenarai pendek akan dihubungi untuk sesi temuduga. Kami mengalu-alukan permohonan daripada individu yang bersemangat dan berkelayakan! 11.Hantarkan CV anda ke ([email protected])