Admin Executive

REQUIREMENT

- Diploma @ Bachelor's degree in administration, social work, science social, counselor

- Minimum of 2 years in administration

- Excellent communication and interpersonal skills

- Interested in charity work, CSR, volunteer

- Place of work : Yayasan Anak-Anak Yatim Wardatul Jannah, Seksyen 9 Kota Damansara

-Job Description-

1. Pengurusan Data

- Memastikan data berkaitan dengan ahli Yayasan (pelajar & pekerja), penderma, dan program disimpan dengan baik, tepat, dan teratur.

- Mengurus pangkalan data, penyimpanan dokumen, dan mengurus maklumat penting Yayasan sama ada dalam bentuk fizikal atau digital (Sharepoint)

2. Koordinasi dan Komunikasi

- Berkomunikasi antara ahli Yayasan dan pihak luar spt agensi teknikal kerajaan, syarikat korporat, NGO lain

- Bertanggungjawab mengatur jadual mesyuarat, mengoordinasi acara, dan menjalankan komunikasi yang efektif di antara semua pihak yang terlibat

3. Pentadbiran Am

- Menjalankan tugas-tugas pentadbiran harian seperti mengendalikan surat-menyurat, mengatur pertemuan, menyediakan jadual mesyuarat, dan memberikan sokongan pentadbiran untuk pelbagai bahagian dalam organisasi

- Mengendali panggilan masuk (pertanyaan berkaitan sumbangan, aktiviti/program, lain2 hal)

- Merekodkan dan menyelenggara stok alat tulis dan barang keperluan lain

4. Pengurusan Dokumen

- Mengurus dokumen-dokumen penting organisasi, termasuk sijil pendaftaran YWJ, laporan projek, dan fail-fail lain yang berkaitan dengan aktiviti Yayasan.

- Contoh : Fail Pelajar, Fail Laporan Warden, Fail Keluar Masuk Pelajar

5. Sokongan untuk Program/Aktiviti

- Membantu melaksanakan program dan projek Yayasan dengan menyediakan sokongan pentadbiran yang diperlukan, sama ada sebelum , semasa dan selepas program/aktiviti (seperti mengoordinasi kehadiran peserta, mengatur pengangkutan, dan menyediakan laporan program)

6. Pengumpulan Data dan Penyelidikan

- Membantu mengumpul data dan maklumat yang diperlukan untuk penilaian program dan penyelidikan potensi, serta menyediakan laporan berdasarkan hasil penyelidikan tersebut.

- Contoh : pengumpulan data untuk surat sumbangan

7. Pengurusan Pekerja, Pelajar dan Sukarelawan

- Menyokong pengurusan dengan melakukan perekrutan, latihan, dan koordinasi aktiviti mengikut keperluan Yayasan.

8. Kepatuhan dan Pelaporan

- Memastikan Yayasan mematuhi peraturan dan polisi yang berlaku, serta menyediakan laporan yang diperlukan kepada pihak berkuasa seperti JKM, LHDN, YiDE, Zakat etc

9. Membantu Proses Pembiayaan/Permohonan Geran

- Menyokong proses penyerahan cadangan kepada pihak penderma, serta menguruskan pentadbiran berkaitan pembiayaan projek dan program dari sumber-sumber luar.

- Contoh : Membantu menyediakan kertas kerja untuk mendapatkan geran komuniti @ geran rangsum JKM

10. Multimedia Skills

-Mempunyai skill edit poster, gambar & video ( Canva, editing apps)
-Selia akaun sosial media company (Facebook, Instagram & etc)

Job Type: Full-time

Pay: From RM2,200.00 per month

Benefits:

• Maternity leave
• Meal provided
• Parental leave
• Professional development

Schedule:

• Day shift

Experience:

• Administrative: 2 years (Required)