Cara Menulis Minit Mesyuarat, Tips & Contoh Minit Mesyuarat

Mesyuarat merupakan salah satu mekanisme penting dalam pengurusan organisasi. Melalui perjumpaan tersebut, ahli-ahli akan berkumpul untuk berbincang, membuat keputusan, dan merancang tindakan yang diperlukan bagi mencapai matlamat bersama.

Untuk memastikan hasil mesyuarat tersebut direkod dan disampaikan dengan berkesan, minit mesyuarat memainkan peranan penting.

▶ Baca Juga: Produktiviti Di Tempat Kerja: Kepentingannya & Tips Menjadi Pekerja Produktif

Minit mesyuarat adalah merupakan catatan atau rekod yang yang dibuat semasa mesyuarat berlangsung. Ia merangkumi maklumat penting mengenai mesyuarat seperti agenda, keputusan yang diambil, tindakan yang perlu diambil, dan siapa yang bertanggungjawab untuk melaksanakannya.

Minit mesyuarat berfungsi sebagai rekod rasmi yang merangkumi intipati perbincangan, keputusan, dan tindakan yang dipersetujui semasa mesyuarat.

Selain itu, minit mesyuarat juga berfungsi sebagai rujukan yang jelas untuk pihak-pihak berkepentingan dan mereka yang tidak hadir semasa mesyuarat berlangsung. Dengan adanya minit mesyuarat, semua orang yang terlibat dapat memahami apa yang berlaku semasa mesyuarat dan tindakan yang perlu diambil selepas itu.

Berikut adalah beberapa fungsi dan tujuan minit mesyuarat direkodkan;

• Dokumentasi: Minit mesyuarat menyediakan catatan berdokumen tentang perbincangan, keputusan, dan tindakan yang dibincangkan semasa mesyuarat.

• Rujukan: Ia juga berfungsi sebagai dokumen rujukan untuk mengingati maklumat-maklumat penting dan komitmen yang dibuat semasa mesyuarat.

• Keselamatan Tanggungjawab: Minit mesyuarat membantu ahli bertanggungjawab terhadap komitmen dan tindakan yang dipersetujui semasa mesyuarat.

• Komunikasi: Minit mesyuarat memudahkan komunikasi dengan menyebarkan maklumat penting kepada pihak berkepentingan yang tidak dapat menghadiri mesyuarat.

• Rekod sejarah: Minit mesyuarat juga menyumbang kepada pembinaan rekod sejarah keputusan sesebuah organisasi, sebarang kemajuan atau perubahan, dan perbincangan dari masa ke semasa.

Berikut merupakan beberapa komponen asas dalam minit mesyuarat:

• Nama Peserta: Senarai nama ahli yang hadir dalam mesyuarat.

• Tarikh, Masa, dan Tempat: Butiran tentang bila dan di mana mesyuarat diadakan.

• Agenda: Garis panduan topik atau isu yang dibincangkan semasa mesyuarat.

• Soalan dan Jawapan: Soalan penting yang diajukan dan jawapan yang diberikan.

• Tugasan dan Tarikh Akhir: Tugasan yang diberikan semasa mesyuarat beserta tarikh akhir pelaksanaannya.

• Keputusan yang Dibuat: Catatan yang jelas tentang keputusan yang dibuat semasa mesyuarat dan individu yang bertanggungjawab.

• Pindaan kepada Minit Mesyuarat Sebelumnya: Sebarang pembetulan atau pindaan kepada minit mesyuarat sebelumnya.

• Butiran Mesyuarat Seterusnya: Tarikh, masa, dan tempat bagi mesyuarat seterusnya.

1. Sediakan Agenda Mesyuarat

Sebelum mesyuarat bermula, sediakan satu agenda yang jelas. Agenda ini perlulah mengandungi maklumat mengenai perkara-perkara yang bakal dibincangkan dalam mesyuarat tersebut. Susun ikut urutan agar minit mesyuarat lebih teratur dan mudah difahami.

Agenda ini akan menjadi panduan semasa mesyuarat berlangsung serta membantu mengekalkan fokus kepada tujuan utama mesyuarat.

2. Rekod Kehadiran

Catat kehadiran semua peserta. Ini termasuk nama dan jawatan mereka. Tujuan merekod kehadiran adalah untuk dokumentasi dan rujukan pada masa akan datang.

Ia juga bagi mengenalpasti ahli yang tidak dapat hadir semasa mesyuarat berlangsung.

3. Catat Maklumat Penting Semasa Mesyuarat

Ketika mesyuarat sedang berlangsung, catat semua perkara-perkara penting yang dibincangkan. Ini termasuk keputusan yang diambil, tindakan yang perlu diambil, dan sebarang perbincangan penting lain yang berlaku.

Pastikan nota anda adalah jelas dan ringkas serta mudah difahami apabila dirujuk semula kelak.

4. Dapatkan Fail atau Dokumen yang Digunakan Dalam Mesyuarat

Sekiranya terdapat sebarang fail atau dokumen yang dibentangkan semasa mesyuarat, dapatkan satu salinan untuk dikepilkan bersama minit mesyuarat.

Dokumen yang dimaksudkan ini termasuklah slide presentasi PowerPoint, laporan, carta, atau sebarang dokumen lain yang berkaitan dengan agenda mesyuarat.

5. Semak Semula

Selepas mesyuarat berakhir, ambil masa untuk mengkaji semula catatan yang telah anda rekodkan.

Pastikan ia mencerminkan dengan tepat apa yang telah dibincangkan dan diputuskan semasa mesyuarat.

6. Hasilkan Draf Akhir

Setelah membuat semakan semula catatan anda, hasilkan satu draf akhir minit mesyuarat. Pastikan draf tersebut tersusun dengan baik dan mudah difahami oleh semua pihak yang terlibat.

7. Mohon Kelulusan

Sebelum mengedarkan minit mesyuarat kepada semua ahli yang terlibat, jangan lupa mohon kelulusan daripada pihak atasan atau pihak yang berkaitan. Ini adalah langkah penting untuk memastikan bahawa minit mesyuarat tersebut telah disahkan oleh pihak yang berwajib.

8. Edarkan Minit Mesyuarat

Akhirnya, setelah minit mesyuarat disahkan, edarkan kepada semua yang terlibat dan pihak yang berkaitan. Pastikan minit mesyuarat tersebut diedarkan dalam tempoh masa yang munasabah selepas mesyuarat berlangsung untuk memastikan keberkesanan tindakan yang diperlukan.

▶ Baca Juga: Panduan Menulis Emel Cover Letter (Beserta Contoh)

1. Sediakan Templat/Garis Panduan

Sediakan satu templat khas atau garis panduan yang jelas tentang perkara-perkara penting yang perlu direkodkan dalam minit mesyuarat. Ini akan memudahkan anda untuk membuat catatan serta membantu untuk menjaga fokus semasa membuat minit mesyuarat.

2. Minta Penjelasan Sekiranya Perlu

Jangan ragu-ragu untuk meminta penjelasan sekiranya terdapat perkara yang tidak jelas.

Pastikan anda memahami sepenuhnya apa yang dibincangkan sebelum mencatatnya dalam minit mesyuarat untuk memastikan minit mesyuarat yang dihasilkan merangkumi maklumat yang tepat.

3. Gunakan Bantuan Alat Peranti

Sekiranya perlu, gunakan alat perantii untuk merakam audio atau video semasa mesyuarat berlangsung.

Cara ini boleh membantu anda untuk merujuk semula situasi dan perbualan yang sebenar sekiranya terdapat keperluan untuk mengesahkan atau mengklarifikasi butiran tertentu dalam minit mesyuarat.

4. Tidak Perlu Catat Semuanya

Penting untuk diingat bahawa anda tidak perlu mencatat setiap perkataan yang diucapkan dalam mesyuarat.

Ambil perhatian dan fokus pada maklumat-maklumat penting dan isu-isu utama yang dibincangkan sahaja. Jadikan agenda mesyuarat sebagai rujukan utama agar anda dapat gambaran mengenai perkara yang bakal dibincangkan.

5. Guna Singkatan

Gunakan singkatan dalam mencatat minit mesyuarat untuk membantu menjimatkan masa dan memastikan perkara yang dibincangkan dapat direkodkan dengan cepat dan padat.

Apa yang penting, pastikan anda memahami setiap maklumat yang dicatatkan dan membuat semakan semula dengan memperbetulkan ejaan agar mudah difahami oleh orang lain.

6. Tindakan & Individu yang Bertanggungjawab

Catat dengan jelas setiap tindakan yang perlu diambil selepas mesyuarat dan siapa yang bertanggungjawab untuk melaksanakannya.

Ini memastikan bahawa setiap ahli pasukan mempunyai pemahaman yang jelas tentang tanggungjawab masing-masing dan memastikan langkah seterusnya dapat dilaksanakan dengan lancar.

▶ Baca Juga: Panduan & Tips Menulis Emel Kepada Rekruiter/Majikan (Beserta Contoh)

Sebelum merangkumkan isu utama dan langkah seterusnya, minit mesyuarat perlu mempunyai struktur yang tersusun.

Berikut adalah beberapa bahagian penting dalam struktur minit mesyuarat yang perlu diambil perhatian.

1. Maklumat Mesyuarat

Maklumat mesyuarat merangkumi maklumat-maklumat asas seperti berikut:

• Nama/tajuk mesyuarat

• Bilangan & tahun mesyuarat

• Tarikh

• Masa

• Tempat

• Objektif/Agenda mesyuarat

2. Senarai Kehadiran

Pada bahagian ini, senarai nama individu yang hadir, tidak hadir dengan maaf/sebab, hadir bersama/turut serta dan urusetia direkodkan.

Hadir

Senarai nama ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi Mesyuarat.

Tidak hadir dengan sebab

Senarai nama ahli yang tidak hadir dengan sebab tertentu.

Hadir Bersama

Senarai nama pegawai yang bukan merupakan ahli mesyuarat tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut serta menghadiri mesyuarat.

Urus Setia

Senarai nama pegawai yang menjadi urusetia mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan, didahului oleh jawatan pegawai kemudian barulah nama penuh.

Rujuk contoh di bawah:

3. Perutusan Pengerusi

Mengandungi catatan tentang perkara penting yang telah dibangkitkan oleh pengerusi mesyuarat.

Biasanya, pengerusi mesyuarat akan memberikan perutusan awal yang merangkumi ucapan pembukaan, agenda dan objektif mesyuarat serta arahan-am tentang prosiding mesyuarat.

4. Pengesahan Minit Mesyuarat

Pada bahagian ini, minit mesyuarat sebelumnya disahkan. Ini termasuk pengesahan kebenaran isi kandungan minit mesyuarat sebelumnya sama ada perlu pindaan (pembetulan) atau tidak. Jika ada pindaan, nyatakan pindaan-pindaan berkenaan.

5. Hal-Hal Berbangkit

Bahagian ini mengandungi catatan mengenai isu-isu yang dibangkitkan dalam mesyuarat sebelumnya.

Tajuk utama setiap isu yang dibincangkan hendaklah dicatat. Bagi memudahkan rujukan pada masa akan datang, pastikan muka surat dan perenggan minit mesyuarat terdahulu yang membincangkan isu yang sama turut dicatatkan.

Jika isu-isu yang dibangkitkan masih memerlukan tindakan lanjut, sila catatkan nama jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab untuk melaksanakan tindakan tersebut.

6. Perbincangan Agenda Asas

Pada bahagian ini, setiausaha akan merekodkan perkara-perkara baru yang dibincangkan oleh ahli-ahli mesyuarat. Susunan tajuk adalah mengikut agenda mesyuarat yang telah ditetapkan.

7. Pembentangan Kertas Kerja

Sekiranya terdapat pembentangan kertas kerja, sila catat:

• Tajuk kertas kerja berkenaan.

• Nama jabatan dan pegawai yang menyediakan kertas kerja berkenaan.

• Tujuan utama kertas kerja disediakan.

• Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan.

• Pandangan/ulasan ahli-ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan.

• Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan-tindakan susulan yang perlu dilakukan kelak.

8. Hal-Hal Lain

Pada bahagian ini, hal-hal lain yang risk termasuk dalam agenda mesyuarat akan dicatatkan. Ini termasuk pengumuman atau isu-isu semasa.

9. Penutup

Untuk bahagian penutup, maklumat seperti masa mesyuarat tamat atau ditangguhkan, ucapan terima kasih daripada Pengerusi Mesyuarat dan maklumat mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan akan dicatatkan.

Ucapan daripada Pengerusi Mesyuarat biasanya turut merangkumi ringkasan mesyuarat, rumusan keputusan-keputusan utama yang dibuat, tindakan lanjut yang perlu diambil serta ucapan terima kasih untuk mengakhiri mesyuarat.

▶ Baca Juga: Bila Masa Yang Sesuai Untuk Menukar Kerjaya? Persediaan & Pertimbangan

Dalam dunia perniagaan yang semakin canggih, kepakaran dalam menyusun minit mesyuarat adalah satu kelebihan. Epicareer menyediakan pelbagai peluang kerjaya dalam pengurusan organisasi dan bidang berkaitan. Sertai kami hari ini dan terokailah peluang-peluang menarik dalam kerjaya anda!

Pekerjaan Terkenal:

Jawatan Kosong Kerajaan｜WFH Call Center｜Sales Agent｜Content Marketing Specialist｜HR Officer | Financial Controller | Data Engineer | IT Support Analyst | Software Developer | UI/UX Designer | Software Developer