Pemeriksaan Latar Belakang & Kepentingannya dalam Proses Pengambilan Pekerja

Dalam dunia profesional hari ini, memastikan calon pekerja atau individu yang terlibat dalam syarikat/organisasi adalah insan yang boleh dipercayai dan akan menjalan tanggungjawab dengan amanah adalah sangat penting.

Salah satu cara yang boleh dilakukan adalah dengan melakukan pemeriksaan latar belakang. Ramai syarikat yang kini mengaplikasikan proses semakan latar belakang untuk melindungi integriti dan keselamatan syarikat mereka.

Berikut dikongsikan info lebih lanjut mengenainya.

Pemeriksaan latar belakang adalah proses yang digunakan untuk mengesahkan ketepatan sejarah seseorang. Biasanya ia dilakukan untuk tujuan pekerjaan, perjanjian sewa atau tujuan undang-undang.

Proses ini melibatkan pemeriksaan pelbagai rekod dan sumber untuk mengesahkan butiran tentang identiti individu, sejarah pekerjaan, pendidikan, rekod jenayah, sejarah kewangan dan lain-lain.

Dalam konteks pekerjaan, pemeriksaan latar belakang adalah proses yang dirancang khusus untuk mengesahkan maklumat dan sejarah seseorang sebelum mereka diterima dalam sesuatu jawatan, kontrak atau peranan penting.

Ini adalah bagi memastikan calon yang akan diambil bekerja agar selaras dengan nilai yang diamalkan oleh pihak syarikat.

1. Semakan Rekod Jenayah

Mengesan sebarang kesalahan jenayah yang pernah dilakukan oleh calon.

2. Pengesahan Sejarah Pekerjaan

Mengesahkan pengalaman kerja yang dinyatakan oleh calon.

3. Semakan Kelayakan Pendidikan

Mengesahkan tahap pendidikan dan kelayakan akademik calon.

4. Pemeriksaan Kesihatan

Diperlukan untuk pekerjaan tertentu yang memerlukan kecergasan fizikal.

5. Semakan Kredit

Penting untuk jawatan yang melibatkan pengurusan kewangan.

6. Semakan Media Sosial

Memberi gambaran tentang tingkah laku dan nilai calon di luar persekitaran kerja

Pemeriksaan latar belakang sebelum melakukan pengambilan pekerja adalah langkah penting yang diambil oleh majikan untuk memastikan calon pekerja adalah individu yang sesuai dan berkelayakan.

Terdapat beberapa sebab utama mengapa pemeriksaan ini sangat penting:

1. Keselamatan dan Keselamatan Tempat Kerja

Keselamatan adalah keutamaan bagi setiap majikan. Pemeriksaan latar belakang membantu mengurangkan risiko mengambil pekerja yang mungkin mempunyai sejarah jenayah atau tingkah laku yang berbahaya.

Hal ini sangat penting untuk melindungi pekerja lain dan mengekalkan persekitaran kerja yang selamat dan harmoni.

2. Mengurangkan Risiko Penipuan dan Kecurian

Dengan memeriksa rekod jenayah dan sejarah kewangan calon pekerja, majikan dapat mengenal pasti calon yang berpotensi melakukan penipuan atau kecurian.

Ini adalah langkah penting, terutamanya bagi pekerjaan yang melibatkan pengurusan wang atau akses kepada aset syarikat.

3. Meningkatkan Kualiti Tenaga Kerja

Pemeriksaan latar belakang membantu meningkatkan kualiti tenaga kerja dengan memastikan calon yang diambil benar-benar memiliki kelayakan dan pengalaman yang dinyatakan.

Ini mengurangkan risiko mengambil pekerja yang tidak kompeten atau yang tidak sesuai dengan keperluan pekerjaan.

4. Mengurangkan Kos dan Masa Pengambilan

Mengambil pekerja yang tidak sesuai boleh membawa kepada kos tambahan untuk melatih semula atau mencari pengganti.

Pemeriksaan latar belakang membantu memastikan majikan membuat keputusan pengambilan yang tepat daripada awal, mengurangkan kos dan masa yang terbuang.

5. Mematuhi Peraturan dan Undang-Undang

Banyak industri mempunyai peraturan yang mewajibkan pemeriksaan latar belakang untuk melindungi kepentingan awam.

Mematuhi peraturan ini bukan sahaja penting untuk mengelakkan denda dan tindakan undang-undang, tetapi juga untuk mengekalkan reputasi baik syarikat.

1. Sejarah Pekerjaan

Pemeriksaan sejarah pekerjaan membantu majikan mengesahkan pengalaman kerja calon. Ini termasuk maklumat mengenai jawatan yang pernah dipegang, tempoh bekerja dan sebab meninggalkan pekerjaan sebelumnya.

Dengan ini, majikan dapat memastikan calon jujur mengenai pengalaman kerja mereka dan mempunyai kemahiran yang diperlukan serta yang dinyatakan dalam resume mereka.

2. Kelayakan Pendidikan

Pemeriksaan kelayakan pendidikan adalah penting untuk mengesahkan bahawa calon memiliki kelayakan akademik yang diperlukan untuk jawatan yang ditawarkan. Ini termasuk pengesahan sijil, diploma, atau ijazah yang diperoleh dari institusi pendidikan yang diiktiraf.

3. Sejarah Kredit

Sejarah kredit memberikan gambaran mengenai tanggungjawab kewangan calon. Ini penting terutama bagi jawatan yang melibatkan pengurusan kewangan atau akses kepada dana syarikat. Sejarah kredit yang baik menunjukkan bahawa calon adalah individu yang bertanggungjawab dan boleh dipercayai.

4. Rekod Jenayah

Pemeriksaan rekod jenayah juga sangat penting untuk memastikan calon tidak memiliki sejarah jenayah yang boleh menjejaskan keselamatan dan reputasi syarikat. Pemeriksaan ini termasuk rekod tempatan, negeri dan persekutuan serta daftar pesalah seks.

5. Penggunaan Media Sosial

Pemeriksaan penggunaan media sosial boleh membantu majikan memahami tingkah laku calon di platform media sosial.

Ini penting untuk memastikan calon tidak terlibat dalam aktiviti yang boleh menjejaskan imej syarikat atau yang bertentangan dengan nilai-nilai syarikat.

6. Ujian Dadah

Ujian dadah adalah langkah penting untuk memastikan calon tidak terlibat dalam penyalahgunaan dadah. Ini penting untuk membina persekitaran kerja yang selamat dan produktif.

Ujian dadah biasanya dilakukan sebelum pengambilan pekerja dan secara berkala semasa tempoh pekerjaan.

Pemeriksaan latar belakang bukan sekadar formaliti, tetapi satu keperluan penting dalam banyak bidang pekerjaan. Ia membantu melindungi maklumat sensitif, menjaga keselamatan golongan yang bergantung, dan memastikan integriti dalam penguatkuasaan undang-undang.

Oleh itu, ia perlu dilakukan apabila:

1. Maklumat Sensitif

Melibatkan akses kepada maklumat sensitif. Ini termasuk data peribadi pelanggan, rahsia syarikat, dan maklumat kewangan.

Dengan pemeriksaan latar belakang, majikan dapat memastikan bahawa calon pekerja boleh dipercayai dan tidak akan menyalahgunakan maklumat sensitif tersebut.

Contohnya;

• Sektor Perbankan: Pekerja yang mengendalikan data kewangan pelanggan.
• Teknologi Maklumat: Pengurus sistem yang mempunyai akses kepada data peribadi pengguna.
• Kerajaan: Jawatan yang melibatkan dokumen rahsia negara.

2. Interaksi dengan Orang Bergantung

Melibatkan jawatan yang memerlukan interaksi rapat dengan individu lain, seperti kanak-kanak, orang tua, atau orang kurang upaya.

Majikan perlu memastikan bahawa calon pekerja tidak mempunyai sejarah jenayah atau tingkah laku yang boleh membahayakan individu yang bergantung kepada mereka.

Contohnya;

• Pendidikan: Guru dan kakitangan sekolah yang bekerja dengan kanak-kanak.
• Penjagaan Kesihatan: Jururawat dan penjaga yang mengendalikan pesakit atau warga emas.
• Perkhidmatan Sosial: Pekerja sosial yang berurusan dengan keluarga berisiko.

3. Penguatkuasaan Undang-undang

Bagi jawatan dalam bidang penguatkuasaan undang-undang, pemeriksaan latar belakang adalah wajib.

Pemeriksaan ini memastikan integriti dan kebolehpercayaan mereka yang bertanggungjawab menjaga keselamatan awam.

Proses pemeriksaan latar belakang ini biasanya akan melibatkan beberapa langkah penting yang bertujuan untuk mengumpul dan mengesahkan maklumat dari pelbagai sumber.

Berikut adalah langkah-langkah umum bagaimana pemeriksaan latar belakang dilakukan:

1. Memilih Jenis Pemeriksaan Latar Belakang

Langkah pertama ialah menentukan jenis maklumat yang ingin diperoleh. Ini termasuk pemeriksaan sejarah pekerjaan, rekod jenayah, pemeriksaan kredit, dan lain-lain. Setiap jenis pemeriksaan mempunyai tujuan yang berbeza bergantung kepada keperluan majikan.

2. Buat Tawaran Bersyarat

Buat tawaran bersyarat kepada calon pekerja. Ia bergantung sepenuhnya kepada keputusan pemeriksaan latar belakang yang akan dilakukan. Sekiranya semuanya berjalan lancar, calon tersebut akan diterima bekerja, dan jika sebaliknya, tawaran akan ditarik semula.

3. Terangkan Proses Pemeriksaan

Terangkan kepada calon pekerja tentang proses pemeriksaan latar belakang yang akan dijalankan. Berikan butiran mengenai jenis maklumat yang akan diperiksa dan tujuan pemeriksaan tersebut. Ini penting untuk memastikan calon pekerja memahami dan bersetuju dengan proses ini.

4. Mendapatkan Kebenaran Calon

Majikan perlu mendapatkan persetujuan bertulis daripada calon untuk menjalankan pemeriksaan latar belakang. Langkah ini sangat penting bagi memastikan proses yang bakal dijalankan mematuhi undang-undang privasi dan hak asasi manusia.

5. Konsisten dalam Pemeriksaan

Setelah kebenaran diperoleh, pemeriksaan latar belakang boleh dimulakan. Pastikan anda menjalankan pemeriksaan latar belakang secara konsisten untuk semua calon pekerja bagi jawatan yang sama. Ini penting untuk memastikan keadilan dan mengelakkan diskriminasi dalam proses pengambilan pekerja.

6. Bekerjasama dengan Pasukan Undang-Undang atau Perkhidmatan Profesional

Jika perlu, bekerjasamalah dengan pasukan undang-undang atau perkhidmatan pemeriksaan latar belakang yang profesional. Mereka boleh membantu memastikan bahawa pemeriksaan dijalankan mengikut undang-undang dan peraturan yang berkaitan, serta memberikan panduan tentang cara mengurus maklumat yang diperoleh.

Pemilihan perkhidmatan pemeriksaan latar belakang yang tepat adalah penting untuk proses pengambilan pekerja yang berkesan.

Berikut adalah panduan untuk membantu anda membuat pilihan terbaik:

1. Pematuhan Undang-undang

Pastikan perkhidmatan yang dipilih mematuhi undang-undang dan peraturan yang berkaitan, termasuk Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 di Malaysia. Ini penting untuk mengelakkan masalah undang-undang berlaku di masa hadapan.

2. Jenis Pemeriksaan yang Ditawarkan

Pilih perkhidmatan yang menawarkan pelbagai jenis pemeriksaan yang sesuai dengan keperluan syarikat anda. Ini boleh termasuk:

• Semakan rekod jenayah
• Pengesahan pendidikan
• Semakan sejarah pekerjaan
• Ujian dadah (jika dibenarkan)

3. Kos dan Ketelusan Harga

Bandingkan harga antara penyedia perkhidmatan. Pastikan tiada kos tersembunyi dan anda memahami struktur harga dengan jelas.

4. Masa Pemprosesan

Pilih perkhidmatan yang menawarkan masa pemprosesan yang pantas tanpa mengorbankan kualiti. Ini penting untuk mengekalkan kelancaran proses pengambilan pekerja.

5. Kemudahan Penggunaan

Cari perkhidmatan yang menyediakan sistem yang mudah digunakan untuk menjimatkan masa dan mengurangkan kesilapan.

6. Integrasi dengan Sistem Sedia Ada

Pastikan perkhidmatan tersebut boleh diintegrasikan dengan sistem pengurusan sumber manusia atau sistem berkaitan yang anda gunakan.

7. Keselamatan Data

Pilih penyedia yang mengutamakan keselamatan data. Ini termasuk penyulitan data dan penyimpanan yang selamat untuk melindungi maklumat peribadi calon.

8. Sokongan Pelanggan

Pastikan perkhidmatan tersebut juga menawarkan sokongan pelanggan yang baik. Hal ini sangat penting sekiranya anda menghadapi sebarang masalah atau mempunyai pertanyaan.

9. Reputasi dan Pengalaman

Pilih penyedia perkhidmatan yang mempunyai reputasi baik dan pengalaman yang terbukti dalam industri. Semak ulasan dan testimoni daripada pelanggan lain.

10. Fleksibiliti dan Penyesuaian

Cari perkhidmatan yang boleh disesuaikan dengan keperluan khusus syarikat anda dan boleh berkembang seiring dengan pertumbuhan perniagaan.

Berikut ialah antara soalan-soalan yang sering ditanya mengenai proses ini. Disertakan jawapan sekali untuk rujukan anda.

Soalan 1: Apa sahaja “Red Flag” dalam Pemeriksaan Latar Belakang yang perlu diberi perhatian?

"Red flag” ialah perkara yang mencurigakan atau membimbangkan dalam laporan pemeriksaan latar belakang. Antara yang perlu diberi perhatian ialah:

• Rekod Jenayah: Sejarah jenayah yang berkaitan dengan jawatan yang dipohon.
• Ketidakselarasan Maklumat: Perbezaan antara maklumat yang diberikan oleh calon dan hasil pemeriksaan.
• Sejarah Pekerjaan yang Tidak Konsisten: Jurang yang besar dalam sejarah pekerjaan atau tempoh kerja yang singkat di pelbagai syarikat.
• Masalah Kewangan: Sejarah kredit yang buruk, terutama untuk jawatan yang melibatkan pengurusan kewangan.
• Kandungan Media Sosial yang Tidak Sesuai: Posting atau tingkah laku dalam talian yang tidak profesional.

Soalan 2: Berapa Lama Tempoh Pemeriksaan Latar Belakang Biasanya Diambil?

Tempoh masa yang diperlukan untuk menjalankan pemeriksaan latar belakang boleh berbeza-beza bergantung kepada beberapa faktor, termasuk:

• Kepantasan Pengumpulan Maklumat: Masa yang diambil untuk menghubungi dan mendapatkan maklumat dari sumber seperti majikan terdahulu dan institusi pendidikan.
• Kepelbagaian Pemeriksaan: Jenis pemeriksaan yang dilakukan (contohnya, rekod jenayah, sejarah kredit, dll.) boleh mempengaruhi tempoh masa.
• Kelengkapan Maklumat: Jika calon memberikan maklumat yang lengkap dan tepat, proses ini boleh dilakukan lebih cepat.

Soalan 3: Berapa Tahun Tempoh yang Digunakan Sebagai Kayu Ukur Dalam Pemeriksaan Latar Belakang?

Tempoh pemeriksaan latar belakang berbeza mengikut jenis maklumat. Contohnya;

• Rekod Jenayah: Biasanya 7-10 tahun, tetapi boleh berbeza mengikut negeri dan jenis kesalahan.
• Sejarah Pekerjaan: Selalunya 5-7 tahun ke belakang.
• Pendidikan: Tiada had masa, tetapi biasanya fokus pada kelayakan tertinggi.
• Kredit: Biasanya 7-10 tahun, bergantung pada jenis maklumat.

Benar, pemeriksaan latar belakang bukanlah jaminan untuk mendapatkan calon yang terbaik tetapi ia adalah langkah untuk lebih memahami siapa yang anda sedang ambil bekerja.

Dengan melaksanakan pemeriksaan latar belakang yang teliti, pihak syarikat dapat membina persekitaran kerja yang lebih selamat, dipercayai dan profesional.

Apapu, ingatlah, walaupun pemeriksaan latar belakang penting, ia perlu dilakukan dengan mematuhi undang-undang privasi dan perlindungan data yang berkaitan. Keseimbangan antara keselamatan dan hak peribadi adalah kunci dalam menjalankan pemeriksaan latar belakang yang berkesan dan beretika.

Anda sedang mencari kerja? Jangan lupa muat naik resume anda di portal Epicareer untuk memudahkan pencarian kerja anda!

Pekerjaan Popular di Malaysia:

Pencipta Kandungan | Pereka Grafik | Pakar SEO | Akauntan | Perancang Kewangan | Pembangunan Perniagaan | Personal Assistant | IT Developer | Data Scientist | Perkerjaan Lainnya