Pengesahan Pekerjaan: Kepentingan dan Prosesnya dalam Pengambilan Pekerja

Pengesahan pekerjaan telah menjadi satu aspek penting dalam proses pengambilan pekerja dan juga pelbagai urusan perniagaan.

Sama ada anda seorang majikan yang ingin mengesahkan latar belakang calon pekerja atau seorang pekerja yang perlu menyediakan bukti pekerjaan, memahami dengan lebih mendalam mengenai proses ini sangat penting.

Berikut dikongsikan info lebih lanjut mengenainya.

Pengesahan pekerjaan, atau Employment Verification adalah sebuah proses yang dilakukan untuk mengesahkan butiran pekerjaan seseorang calon pekerja sebelum diambil bekerja.

Ia biasanya dilakukan oleh pihak sebagai sebahagian daripada proses pengambilan pekerja, atau oleh pihak ketiga seperti bank atau agensi kerajaan untuk pelbagai tujuan.

Proses ini melibatkan pengesahan tentang jawatan yang disandang, tempoh perkhidmatan, gaji dan maklumat lain yang berkaitan dengan pekerjaan seseorang.

Tujuannya adalah untuk memastikan bahawa maklumat yang diberikan oleh calon pekerja tersebut adalah tepat dan benar. Pengesahan pekerjaan bukan sahaja penting untuk memastikan kelayakan calon, tetapi juga untuk menilai integriti mereka.

Ia bukan sekadar formaliti, tetapi langkah penting untuk memastikan integriti maklumat dan melindungi kepentingan semua pihak yang terlibat.

Dengan melakukan pengesahan pekerjaan, ia membantu majikan untuk membuat keputusan yang tepat dan mengurangkan risiko mengambil pekerja yang tidak sesuai atau tidak jujur.

Mengesahkan sejarah pekerjaan calon pekerja adalah salah satu langkah penting yang tidak boleh diabaikan semasa dalam proses pengambilan pekerja.

Ia bukan sahaja membantu majikan membuat keputusan yang tepat tetapi juga melindungi organisasi daripada pelbagai risiko.

Berikut ialah antara kepentingan melakukan proses ini:

1. Mengelakkan Penipuan/Pemalsuan Maklumat Dalam Resume

Pengesahan pekerjaan membolehkan majikan mengesahkan kebenaran maklumat yang diberikan oleh calon.

Perkara ini sangat penting kerana, berdasarkan beberapa kajian, ia menunjukkan bahawa ramai calon cenderung untuk melebih-lebihkan atau memalsukan maklumat dalam resume mereka.

Dengan melakukan proses ini, majikan dapat dapat memastikan bahawa mereka mengambil pekerja yang benar-benar berkelayakan untuk jawatan tersebut.

2. Membantu Menilai Prestasi Calon Di Tempat Kerja Lama

Kedua, proses ini membantu majikan menilai prestasi dan tingkah laku calon di tempat kerja terdahulu. Melalui pengesahan dengan majikan terdahulu, majikan baharu dapat mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang etika kerja, kemahiran dan maklumat penting mengenai calon.

3. Melindungi Organisasi/Syarikat Daripada Risiko

Akhir sekali, pengesahan pekerjaan juga membantu melindungi organisasi/syarikat daripada risiko undang-undang dan keselamatan.

Dengan mengesahkan latar belakang pekerjaan calon, majikan dapat mengurangkan risiko mengambil individu yang mungkin mempunyai sejarah salah laku atau prestasi yang lemah.

Sesebuah syarikat atau institusi meminta pengesahan pekerjaan calon atas pelbagai sebab, bergantung pada konteks dan keperluan mereka.

Berikut adalah beberapa situasi umum di mana pengesahan pekerjaan diperlukan:

1. Tawaran Pinjaman

Institusi kewangan sering memerlukan pengesahan pekerjaan sebelum meluluskan pinjaman. Ini membantu mereka menilai keupayaan peminjam untuk membayar balik pinjaman berdasarkan pendapatan dan kestabilan pekerjaan mereka.

Pengesahan ini memberikan keyakinan kepada pihak pemberi pinjaman (bank) tentang kebolehpercayaan mengenai kewangan pemohon.

2. Isu Penyewaan

Tuan tanah atau agensi hartanah biasanya meminta pengesahan pekerjaan daripada bakal penyewa. Ini membantu mereka memastikan bahawa penyewa mempunyai sumber pendapatan yang stabil untuk membayar sewa secara konsisten.

Pengesahan ini melindungi kepentingan tuan tanah dan mengurangkan risiko penyewa yang gagal membayar.

3. Tujuan Imigresen

Dalam proses imigresen, pengesahan pekerjaan sering diperlukan untuk membuktikan status pekerjaan seseorang di negara asal atau di negara yang ingin mereka masuki.

Ini membantu pihak berkuasa imigresen menilai kelayakan pemohon dan memastikan mereka memenuhi syarat visa atau permit kerja.

4. Pengambilan Pekerja

Semasa proses pengambilan pekerja, majikan baharu sering menjalankan pengesahan pekerjaan untuk mengesahkan maklumat yang diberikan oleh calon dalam resume atau semasa temuduga. Ini membantu majikan membuat keputusan pengambilan yang tepat dan mengurangkan risiko penipuan resume.

5. Tawaran Gaji

Pihak syarikat biasanya merujuk maklumat daripada pengesahan pekerjaan untuk menentukan tawaran gaji yang sesuai.

Dengan mengetahui sejarah gaji dan jawatan terdahulu calon, majikan dapat membuat tawaran yang kompetitif dan selaras dengan pengalaman calon.

Semasa menjalankan pengesahan pekerjaan, terdapat beberapa maklumat penting yang perlu diberi perhatian untuk mendapatkan gambaran yang komprehensif tentang sejarah pekerjaan seseorang calon.

Antara maklumat penting tersebut ialah:

1. Tempoh Perkhidmatan

Ini termasuk tarikh mula dan tamat pekerjaan. Maklumat ini penting untuk mengesahkan jangka masa pengalaman calon dan mengesan sekiranya ada jurang masa dalam sejarah pekerjaan.

2. Jawatan

Pengesahan jawatan yang dipegang oleh calon membantu memastikan bahawa pengalaman mereka selaras dengan keperluan jawatan yang dipohon.

3. Tanggungjawab Kerja

Maklumat tentang tugas dan tanggungjawab utama calon dalam jawatan terdahulu membantu majikan menilai kesesuaian kemahiran dan pengalaman mereka.

4. Prestasi

Walaupun bukan semua majikan akan berkongsi maklumat terperinci tentang prestasi, sebarang maklum balas umum tentang kualiti kerja calon boleh menjadi maklumat yang berharga.

5. Sebab Berhenti Kerja

Jika calon tidak lagi bekerja dengan majikan tersebut, adalah penting untuk mengetahui sebab berhenti kerja, sama ada ia dilakukan secara sukarela atau terdapat kes-kes khusus.

6. Julat Gaji

Walaupun bukan semua syarikat akan berkongsi maklumat gaji, sesetengah mungkin mengesahkan julat gaji yang diberikan.

7. Kehadiran dan Ketepatan Masa

Maklumat tentang rekod kehadiran dan ketepatan masa calon boleh memberikan gambaran tentang etika kerja mereka.

–

NOTA:

Walaubagaimanapun, adalah penting untuk diingat bahawa undang-undang privasi dan pekerjaan yang mungkin menghadkan beberapa jenis maklumat yang boleh dikongsi oleh majikan terdahulu.

Sebagai majikan, pastikan anda memahami peraturan/undang-undang berkaitan dan dapatkan kebenaran calon sebelum menjalankan pengesahan pekerjaan.

Walaupun pengesahan pekerjaan dan semakan rujukan kedua-duanya melibatkan hubungan dengan majikan terdahulu, terdapat perbezaan penting antara kedua-dua proses ini.

Pengesahan pekerjaan melibatkan pengesahan fakta-fakta asas tentang sejarah pekerjaan seseorang, seperti tempoh perkhidmatan, gaji dan kedudukan pekerjaan.

Sebaliknya, rujukan kerja melibatkan penilaian subjektif mengenai prestasi kerja, kemahiran dan kelakuan calon oleh bekas majikan atau rakan sekerja.

Rujukan kerja lebih fokus kepada penilaian peribadi dan profesional pekerja, manakala pengesahan pekerjaan lebih kepada pengesahan maklumat asas dan objektif.

Kedua-dua proses ini penting dalam menilai calon secara menyeluruh. Pengesahan pekerjaan memastikan ketepatan maklumat asas, manakala semakan rujukan memberikan gambaran yang lebih mendalam tentang bagaimana calon bekerja dan berinteraksi dengan orang lain.

Terdapat beberapa kaedah yang boleh digunakan untuk mengesahkan pekerjaan seseorang, contohnya seperti:

1. Surat Pengesahan

Surat pengesahan adalah dokumen rasmi yang dikeluarkan oleh majikan untuk mengesahkan pekerjaan seseorang pekerja.

Ia biasanya mengandungi maklumat seperti tarikh pekerjaan, jawatan, dan juga julat gaji (bergantung). Kaedah ini salah satu cara yang sangat dipercayai tetapi mungkin memerlukan masa untuk diproses.

2. Menghubungi Rujukan

Menghubungi majikan terdahulu melalui telefon ataupun media perhubungan yang lain seperti email juga salah satu kaedah yang sering digunakan.

Cara ini membolehkan pengesahan maklumat secara langsung dan pihak bakal majikan boleh bertanya maklumat tambahan yang tidak terdapat dalam surat pengesahan sekiranya ada. Walau bagaimanapun, untuk menghubungi individu yang diperlukan mungkin sedikit mencabar, terutamanya dalam organisasi besar.

3. Kontrak dan Perjanjian

Dokumen seperti kontrak pekerjaan atau perjanjian boleh digunakan sebagai bukti pekerjaan. Dokumen-dokumen ini biasanya mengandungi maklumat terperinci tentang syarat-syarat pekerjaan.

Walau bagaimanapun, terdapat beberapa maklumat penting yang diperlukan tidak dinyatakan di dalam kontrak/perjanjian tersebut.

4. Penyata Gaji

Penyata gaji boleh menjadi bukti pekerjaan yang kukuh kerana ia menunjukkan pembayaran yang diterima daripada majikan. Ia juga boleh mengesahkan tempoh pekerjaan dan gaji.

Walau bagaimanapun, maklumat sensitif seperti nombor akaun bank mungkin perlu disembunyikan untuk melindungi privasi.

Menjalankan pemeriksaan latar belakang pengesahan pekerjaan adalah proses yang memerlukan perancangan teliti dan pelaksanaan yang cermat.

Berikut adalah langkah-langkah yang boleh diikuti untuk menjalankan pemeriksaan ini dengan berkesan:

1. Rujuk Senarai Soalan Anda

Sebelum memulakan proses pengesahan, sediakan senarai soalan yang ingin anda tanya kepada pihak berkaitan. Ini memastikan anda mendapatkan semua maklumat yang diperlukan secara konsisten untuk setiap calon.

Soalan-soalan ini mungkin termasuk:

• Tarikh pekerjaan
• Jawatan yang dipegang
• Tanggungjawab utama
• Sebab penamatan/berhenti kerja (jika berkenaan)

2. Tanya jika Calon Layak untuk Diambil Semula

Soalan ini boleh memberikan petunjuk penting tentang prestasi dan tingkah laku calon semasa pekerjaan terdahulu. Jika majikan terdahulu mengatakan mereka akan mengambil semula calon, ini biasanya menandakan pengalaman kerja yang positif.

3. Gunakan Perkhidmatan Profesional

Untuk proses yang lebih cekap dan menyeluruh, pertimbangkan untuk menggunakan perkhidmatan pemeriksaan latar belakang profesional.

Syarikat-syarikat ini mempunyai akses kepada pelbagai pangkalan data dan sumber yang boleh mempercepatkan proses pengesahan.

Pastikan anda mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan pengesahan pekerjaan. Ini termasuk mendapatkan kebenaran bertulis daripada calon sebelum menjalankan sebarang pemeriksaan latar belakang.

Adalah penting juga untuk bersikap adil dan konsisten dalam proses pengesahan pekerjaan. Gunakan proses yang sama untuk semua calon untuk mengelakkan sebarang tuduhan diskriminasi.

Pastikan juga anda menyimpan rekod yang tepat tentang semua pengesahan pekerjaan yang dijalankan. Ini boleh menjadi penting jika terdapat sebarang pertikaian atau pertanyaan pada masa hadapan.

Wujudkan Kerjaya Impian dengan Epicareer.

Bacaan penting yang perlu anda perhatikan:

• Tips Untuk Mendapatkan Peluang Bekerja Di Luar Negara
• 6 Tips Memillih Kerjaya yang Tepat untuk Pencari Kerja
• Tips Dapat Kerja Dengan Cepat & Mudah
• 10 Tips Pengurusan Masa Efektif Apabila Bekerja Sambilan
• Aspek Penting yang Perlu Dipertimbangkan Apabila Mencari Kerja

Dapatkan langkah bijak untuk pencari kerja dari Panduan Kerjaya.