Cara Menulis Penghuraian Kerja (Job Description) dengan Berkesan

Sebagai majikan, anda pasti tahu betapa pentingnya penghuraian kerja atau job description dalam proses pengambilan pekerja.

Ia memainkan peranan yang penting untuk memastikan calon pekerja dapat memahami dengan baik tugasan yang perlu dilakukan sekaligus memberi pengaruh terhadap kejayaan syarikat.

Penghuraian kerja yang baik dapat memudahkan proses pengambilan pekerja, malah turut menjadi panduan penting dalam menilai prestasi, merancang latihan, dan memastikan keselarasan antara jangkaan majikan dengan prestasi pekerja.

Dalam artikel kali ini, kita akan menerokai secara mendalam tentang apa itu penghuraian kerja, kepentingannya, dan bagaimana untuk menulis penghuraian kerja yang berkesan.

Penghuraian kerja adalah pernyataan yang merangkumi butiran tentang sesuatu jawatan dalam organisasi. Ia termasuk tanggungjawab utama, tugas harian, kemahiran dan kelayakan yang diperlukan, serta butiran lain yang relevan dengan jawatan tersebut.

Penghuraian kerja bukan sahaja membantu majikan untuk menentukan kriteria yang tepat untuk mengisi jawatan tersebut, tetapi juga membantu calon memahami apa yang diharapkan daripada mereka jika mereka diterima bekerja.

Untuk Majikan

Membantu dalam Pengambilan Pekerja

Penghuraian kerja yang jelas memudahkan proses menapis dan memilih calon yang berkelayakan. Ia memberikan asas untuk menilai kesesuaian calon dengan keperluan jawatan.

Panduan Latihan dan Pembangunan

Penghuraian kerja menyediakan garis panduan untuk latihan pekerja baru dan pembangunan kerjaya. Ia memastikan pekerja memahami peranan dan tanggungjawab mereka dengan jelas.

Penilaian Prestasi

Penghuraian kerja digunakan sebagai asas untuk menilai prestasi pekerja. Ia membantu memastikan penilaian adalah objektif dan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan.

Untuk Pemohon

Pemahaman Jelas tentang Tugas & Tanggungjawab

Calon yang berminat dapat memahami dengan jelas apa yang diharapkan daripada mereka dalam jawatan tersebut. Ini membantu mereka menilai sama ada mereka sesuai untuk jawatan tersebut.

Persediaan Lebih Baik untuk Temuduga

Dengan penghuraian kerja yang terperinci, calon dapat mempersiapkan diri dengan lebih baik untuk temuduga. Mereka boleh menyesuaikan jawapan mereka berdasarkan tanggungjawab dan keperluan yang dinyatakan.

Mengelakkan Salah Faham

Penghuraian kerja yang jelas mengelakkan salah faham tentang peranan dan tanggungjawab jawatan tersebut. Ini membantu mengurangkan kadar perolehan pekerja dan meningkatkan kepuasan kerja.

Penghuraian kerja berperanan untuk membantu dalam pelbagai aspek pengurusan sumber manusia dan operasi organisasi/syarikat.

Ia memastikan kejelasan dalam peranan dan tanggungjawab, memudahkan proses pengurusan, dan menyumbang kepada keberkesanan organisasi secara keseluruhan.

Berikut ialah beberapa kepentingan penghuraian kerja yang efektif:

1. Memudahkan Proses Pengambilan Pekerja

Penghuraian kerja yang jelas membantu majikan mencari calon yang sesuai dengan keperluan jawatan. Ia juga membantu calon memahami apa yang diharapkan daripada mereka, seterusnya mengurangkan bilangan permohonan yang tidak relevan.

2. Panduan untuk Penilaian Prestasi

Dengan adanya penghuraian kerja yang terperinci, majikan boleh menilai prestasi pekerja berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan. Ini menjadikan proses penilaian lebih adil dan telus.

3. Perancangan Latihan dan Pembangunan

Penghuraian kerja membantu dalam mengenal pasti kemahiran dan pengetahuan yang perlu ditingkatkan. Ini memudahkan perancangan program latihan yang sesuai untuk pekerja.

4. Penstrukturan Organisasi

Penghuraian kerja yang baik membantu dalam menstrukturkan tugas dan tanggungjawab dalam sesebuah organisasi. Ini adalah penting untuk memastikan setiap pekerja tahu apa yang diharapkan daripada mereka sekaligus mengurangkan pertindihan tugas berlaku.

5. Pengurusan Gaji dan Faedah

Penghuraian kerja juga boleh digunakan sebagai asas untuk menentukan skala gaji dan faedah yang sesuai berdasarkan tanggungjawab dan keperluan jawatan.

Komponen yang perlu ada:

1. Tajuk Jawatan yang Jelas: Pastikan tajuk jawatan spesifik dan mudah difahami. Contohnya, "Pengurus Pemasaran Digital" lebih baik daripada "Pengurus".
2. Ringkasan Peranan: Berikan gambaran umum tentang peranan tersebut.
3. Tanggungjawab Utama: Senaraikan tugas-tugas utama secara terperinci.
4. Kelayakan dan Kemahiran: Nyatakan kelayakan akademik dan kemahiran yang diperlukan.
5. Budaya Syarikat: Sertakan sedikit tentang budaya kerja dalam syarikat.
6. Gaji dan Faedah: Nyatakan julat gaji dan faedah yang ditawarkan.

Penghuraian kerja yang berkualiti tinggi adalah kunci untuk menarik calon yang tepat dan memastikan proses pengambilan berjalan dengan lancar.

Mari kita lihat komponen-komponen yang perlu ada dalam penghuraian kerja yang berkesan.

1. Tajuk Jawatan yang Jelas

Tajuk jawatan haruslah spesifik dan mencerminkan peranan sebenar. Elakkan menggunakan tajuk yang terlalu umum atau tidak jelas.

Contoh: "Jurutera Perisian Front-End" adalah lebih baik daripada hanya "Jurutera".

2. Ringkasan Jawatan

Berikan pengenalan ringkas yang memberikan gambaran umum tentang jawatan tersebut. Ini termasuk tujuan utama jawatan dan bagaimana ia menyumbang kepada organisasi.

Contoh: "Sebagai Jurutera Perisian Front-End, anda akan bertanggungjawab untuk membangunkan dan menyelenggara antaramuka pengguna aplikasi web kami."

3. Tanggungjawab Utama dan Tugas

Senaraikan tanggungjawab utama dan tugas harian yang perlu dilakukan oleh pekerja dalam jawatan tersebut. Pastikan senarai ini spesifik dan mudah difahami. Gunakan ayat aktif dan spesifik

Contoh: "Membangunkan kod front-end yang berkualiti tinggi menggunakan HTML, CSS, dan JavaScript."

4. Kelayakan dan Kemahiran yang Diperlukan

Nyatakan kelayakan akademik dan kemahiran yang diperlukan untuk jawatan tersebut. Ini termasuk kemahiran teknikal dan kemahiran insaniah (soft skills). Bezakan antara keperluan wajib dan yang diutamakan.

Contohnya, "Ijazah Sarjana Muda dalam Pemasaran atau bidang berkaitan" dan "Pengalaman sekurang-kurangnya 3 tahun dalam pemasaran digital."

5. Lokasi dan Jadual Kerja

Berikan maklumat tentang lokasi kerja dan jadual kerja. Adakah ia kerja sepenuh masa, separuh masa, atau kerja syif? Adakah lokasi kerja tetap atau fleksibel?

Contoh: "Kerja sepenuh masa, lokasi di Kuala Lumpur dengan kemungkinan kerja jarak jauh."

6. Gaji dan Faedah

Sertakan butiran mengenai gaji dan faedah yang ditawarkan. Ini boleh menjadi faktor penarik yang penting bagi calon.

Contoh: "Gaji RM5000 - RM7000 sebulan, termasuk faedah perubatan dan insurans kesihatan."

7. Maklumat Syarikat

Berikan penerangan ringkas tentang syarikat anda. Ini membantu calon memahami budaya syarikat dan visi organisasi.

Contoh: "Kami adalah syarikat teknologi yang berkembang pesat dengan fokus pada inovasi dan pembangunan perisian yang berkualiti tinggi."

8. Proses Permohonan

Terangkan cara untuk memohon dan apa yang perlu disertakan dalam permohonan.

Contohnya, "Hantar resume dan cover letter anda ke email ([email protected]) sebelum 31 Julai 2024."

Ramai orang sering keliru antara penghuraian kerja dan tanggungjawab kerja. Mari kita lihat perbezaannya:

Secara ringkasnya, deskripsi kerja adalah gambaran menyeluruh tentang peranan, termasuk tanggungjawab, kelayakan, dan kemahiran yang diperlukan. Tanggungjawab kerja pula adalah tugas-tugas spesifik yang perlu dilakukan oleh pekerja.

Biasanya, pihak majikan menggunakan penghuraian kerja untuk pelbagai tujuan yang berkaitan dengan pengambilan pekerja, pengurusan prestasi, latihan, dan banyak lagi.

1. Proses Pengambilan Pekerja

Menapis dan Memilih Calon

Penghuraian kerja yang jelas membantu majikan dalam menapis dan memilih calon yang paling sesuai untuk sesuatu jawatan.

Dengan menyediakan kriteria yang spesifik tentang tanggungjawab dan kelayakan yang diperlukan, majikan dapat menilai kesesuaian calon dengan lebih tepat.

Penyusunan Iklan Jawatan

Penghuraian kerja digunakan sebagai asas untuk menyusun iklan jawatan. Iklan yang baik perlu menggambarkan tugas utama, tanggungjawab, dan kelayakan yang dicari, yang semuanya diambil daripada penghuraian kerja.

2. Penilaian Prestasi

Menetapkan Standard Prestasi

Majikan menggunakan penghuraian kerja untuk menetapkan standard prestasi bagi setiap jawatan. Ini membantu dalam penilaian objektif prestasi pekerja, dengan membandingkan pencapaian mereka terhadap tanggungjawab yang dinyatakan dalam penghuraian kerja.

Maklum Balas dan Pembangunan

Penghuraian kerja menyediakan asas untuk memberikan maklum balas yang konstruktif kepada pekerja. Dengan mengetahui apa yang diharapkan daripada mereka, pekerja dapat memahami bidang yang perlu diperbaiki dan merancang pembangunan kerjaya mereka.

3. Latihan dan Pembangunan

Merancang Program Latihan

Penghuraian kerja membantu majikan merancang program latihan yang sesuai untuk pekerja baru dan sedia ada. Dengan mengenal pasti kemahiran dan kelayakan yang diperlukan, majikan dapat menyusun kursus latihan yang relevan untuk meningkatkan kecekapan pekerja.

Pembangunan Kerjaya

Penghuraian kerja juga digunakan untuk merancang laluan kerjaya bagi pekerja. Dengan memahami keperluan jawatan yang lebih tinggi, pekerja dapat mengambil langkah untuk meningkatkan kemahiran mereka dan bersedia untuk promosi.

4. Keselarasan Organisasi

Memastikan Keselarasan dalam Tugas

Penghuraian kerja memastikan bahawa semua pekerja memahami peranan dan tanggungjawab mereka dengan jelas. Ini mengurangkan risiko salah faham dan konflik dalam organisasi, dan memastikan bahawa semua pekerja bekerja ke arah matlamat yang sama.

Menyelaraskan Tanggungjawab

Dengan penghuraian kerja yang terperinci, majikan dapat menyelaraskan tanggungjawab antara pelbagai jawatan dalam organisasi. Ini membantu dalam mengelakkan pertindihan tugas dan memastikan bahawa setiap pekerja mengetahui tanggungjawab spesifik mereka.

5. Kepatuhan Undang-Undang

Dokumentasi dan Rekod

Penghuraian kerja juga membantu majikan dalam memastikan kepatuhan kepada undang-undang buruh dan peraturan kerajaan. Dengan mempunyai penghuraian kerja yang jelas dan terdokumentasi, majikan dapat menunjukkan bahawa mereka mengikuti prosedur pengambilan yang adil dan transparan.

Terdapat beberapa sebab penting mengapa pihak majikan perlu menulis penghuraian kerja yang berkualiti tinggi, antaranya ialah:

1. Menarik Calon yang Sesuai

Penghuraian kerja yang berkualiti tinggi bertindak sebagai penapis awal untuk memastikan hanya calon yang berpotensi dan sesuai dengan organisasi akan memohon.

2. Menetapkan Jangkaan yang Jelas

Penghuraian kerja yang terperinci membantu menetapkan jangkaan yang jelas tentang peranan dan tanggungjawab, yang boleh meningkatkan kepuasan kerja dan mengurangkan kadar pusing ganti pekerja.

3. Meningkatkan Kecekapan Pengambilan Pekerja

Deskripsi pekerjaan yang tepat membantu mempercepatkan proses pengambilan. Ia memudahkan penyaringan resume dan menjalankan temuduga, kerana anda boleh membandingkan pemohon secara langsung dengan syarat dan tanggungjawab yang dinyatakan.

4. Menyokong Kepelbagaian dan Inklusiviti

Penggunaan bahasa yang inklusif dalam penghuraian kerja boleh menggalakkan pelbagai calon untuk memohon, menyokong matlamat kepelbagaian dan inklusiviti syarikat.

5. Meningkatkan Jenama Majikan

Deskripsi pekerjaan yang jelas dan profesional mencerminkan imej positif tentang organisasi anda. Ia menunjukkan bahawa anda menghargai ketelusan dan komited untuk mencari calon yang sesuai dengan budaya syarikat serta jawatan tersebut.

6. Menyediakan Asas untuk Penilaian Prestasi

Penghuraian kerja yang jelas menyediakan penanda aras untuk menilai prestasi pekerja.

7. Memastikan Pematuhan Undang-undang

Penghuraian kerja yang baik membantu memastikan amalan pengambilan pekerja memenuhi standard undang-undang.

Keseluruhannya, penghuraian kerja yang berkualiti dapat memberi impak jangka panjang kepada prestasi pekerja dan kejayaan organisasi/syarikat.

1. Terlalu Umum atau Kurang Jelas: Elakkan penggunaan istilah yang terlalu umum atau kabur. Penghuraian kerja perlu spesifik dan jelas tentang tugas dan tanggungjawab.

2. Penggunaan Bahasa yang Berat Sebelah atau Diskriminatif: Pastikan bahasa yang digunakan adalah neutral dan tidak mengandungi unsur-unsur yang boleh dianggap diskriminatif terhadap jantina, umur, atau latar belakang tertentu.

3. Senarai Keperluan yang Terlalu Panjang: Terlalu banyak keperluan boleh menghalang calon yang berpotensi daripada memohon. Fokus pada kemahiran dan pengalaman yang benar-benar penting.

4. Tidak Menyertakan Maklumat Penting: Pastikan semua maklumat penting seperti lokasi kerja, jenis pekerjaan (sepenuh masa/separuh masa), dan maklumat gaji (jika berkenaan) disertakan.

5. Penggunaan Jargon atau Singkatan yang Tidak Jelas: Elakkan penggunaan jargon industri atau singkatan yang mungkin tidak difahami oleh semua pemohon.

6. Tidak Mengemaskini Penghuraian Kerja: Penghuraian kerja perlu dikemaskini secara berkala untuk memastikan ia masih relevan dengan keperluan semasa syarikat.

7. Terlalu Fokus pada Tugas, Bukan Hasil: Selain menyenaraikan tugas, fokus juga pada hasil yang diharapkan dari jawatan tersebut.

8. Tidak Menyertakan Maklumat tentang Budaya Syarikat: Sertakan maklumat ringkas tentang budaya dan nilai syarikat untuk menarik calon yang sesuai dengan persekitaran kerja.

9. Penggunaan Format yang Tidak Menarik: Pastikan penghuraian kerja mudah dibaca dengan menggunakan format yang jelas seperti senarai bullet dan perenggan pendek.

10. Tidak Menyemak Ejaan dan Tatabahasa: Kesilapan ejaan atau tatabahasa boleh memberi kesan negatif terhadap imej profesional syarikat.

1. Jurutera Front-end

Tajuk Jawatan: Jurutera Front-end

Ringkasan Jawatan:

Anda akan bertanggungjawab untuk mereka bentuk, membangun, dan mengekalkan antara muka pengguna yang responsif dan mesra pengguna untuk aplikasi web syarikat.

Tanggungjawab Utama:

• Membangunkan antara muka pengguna yang menarik dan responsif menggunakan HTML, CSS, dan JavaScript
• Bekerjasama dengan pereka UI/UX untuk menterjemahkan reka bentuk visual kepada kod yang berfungsi
• Mengoptimumkan aplikasi untuk kelajuan dan kebolehskalaan maksimum
• Memastikan kualiti teknikal kod melalui pengujian dan semakan kod
• Mengekalkan dan meningkatkan kod sedia ada

Kelayakan dan Kemahiran:

• Ijazah Sarjana Muda dalam Sains Komputer atau bidang berkaitan
• Minimum 5 tahun pengalaman sebagai Jurutera Bahagian Hadapan
• Penguasaan HTML, CSS, JavaScript, dan kerangka kerja JavaScript moden (React, Vue, atau Angular)
• Pengalaman dengan alat pembangunan web dan aliran kerja (e.g., Webpack, Babel, Git)
• Pemahaman yang kukuh tentang prinsip reka bentuk responsif
• Kemahiran komunikasi dan kerjasama pasukan yang cemerlang

Gaji & Faedah:

• Gaji kompetitif berdasarkan pengalaman (RM8,000 - RM15,000 sebulan)
• Bonus tahunan berdasarkan prestasi
• Insurans kesihatan komprehensif
• 21 hari cuti tahunan
• Peluang pembelajaran dan pembangunan profesional

Maklumat Syarikat:

TechInnovate Sdn Bhd adalah syarikat teknologi yang sedang berkembang pesat, berfokus pada pembangunan aplikasi web inovatif. Kami mempunyai budaya kerja yang dinamik dan menggalakkan kreativiti serta inovasi. Pejabat kami yang moden terletak di pusat Kuala Lumpur.

Cara Memohon:

Sila hantarkan resume terkini, portfolio kerja, dan surat motivasi ke email: [email protected]. Sertakan "Permohonan: Jurutera Bahagian Hadapan Kanan" dalam tajuk email. Tarikh tutup permohonan: 15 Ogos 2024.

2. Pakar Media Sosial

Tajuk Jawatan: Pakar Media Sosial

Ringkasan Jawatan:

Anda akan bertanggungjawab untuk merancang dan melaksanakan strategi media sosial yang inovatif untuk meningkatkan kehadiran jenama syarikat dalam talian.

Tanggungjawab Utama:

• Membangunkan dan melaksanakan strategi media sosial yang menyeluruh
• Mencipta dan menjadualkan kandungan yang menarik untuk pelbagai platform media sosial
• Mengurus komuniti dalam talian dan berinteraksi dengan pengikut
• Menganalisis metrik media sosial dan menyediakan laporan prestasi
• Bekerjasama dengan pasukan pemasaran dan kandungan untuk menyelaraskan mesej jenama

Kelayakan dan Kemahiran:

• Ijazah Sarjana Muda dalam Pemasaran, Komunikasi, atau bidang berkaitan
• Minimum 3 tahun pengalaman dalam pengurusan media sosial
• Pengetahuan mendalam tentang platform media sosial utama dan tren semasa
• Kemahiran penulisan dan penyuntingan yang cemerlang
• Pengalaman dengan alat pengurusan media sosial (e.g., Hootsuite, Buffer)
• Pemahaman asas tentang SEO dan pemasaran kandungan

Gaji & Faedah:

• Gaji asas: RM4,500 - RM7,000 sebulan
• Insentif prestasi suku tahunan
• Insurans kesihatan dan pergigian
• 18 hari cuti tahunan
• Waktu kerja fleksibel dan pilihan bekerja dari rumah

Maklumat Syarikat:

SocialBoom Marketing adalah agensi pemasaran digital yang sedang berkembang pesat. Kami mempunyai pelbagai klien dari industri berbeza dan menawarkan persekitaran kerja yang dinamik serta peluang untuk berkembang dalam kerjaya.

Cara Memohon:

Untuk memohon, sila lengkapkan borang permohonan dalam talian di www.socialboommarketing.com/careers dan muat naik resume anda beserta contoh kerja media sosial terdahulu. Calon yang disenarai pendek akan dihubungi untuk temuduga dalam masa dua minggu.

3. Pembantu Maya

Tajuk Jawatan: Pembantu Maya

Ringkasan Jawatan:

Anda akan bertanggungjawab untuk menguruskan pelbagai tugas pentadbiran dan menyediakan sokongan dari jarak jauh untuk memastikan operasi yang lancar.

Tanggungjawab Utama:

• Menguruskan kalendar dan menjadualkan temu janji
• Mengendalikan komunikasi e-mel dan telefon
• Menyediakan dokumen dan persembahan
• Menguruskan perjalanan dan penginapan
• Melakukan penyelidikan dan menyediakan ringkasan
• Menguruskan projek kecil dan tugas pentadbiran lain mengikut keperluan

Kelayakan dan Kemahiran:

• Ijazah Sarjana Muda dalam Pentadbiran Perniagaan atau bidang berkaitan
• Minimum 2 tahun pengalaman sebagai pembantu eksekutif atau pembantu maya
• Penguasaan suite Microsoft Office dan alat produktiviti dalam talian
• Kemahiran organisasi dan pengurusan masa yang cemerlang
• Kebolehan bekerja secara bebas dan menangani pelbagai tugas
• Kemahiran komunikasi bertulis dan lisan yang cemerlang
• Keupayaan untuk bekerja secara fleksibel merentasi zon waktu yang berbeza

Gaji & Faedah:

• Kadar bayaran: RM25 - RM40 sejam, bergantung pada pengalaman
• Bonus prestasi tahunan
• Peluang untuk meningkatkan kadar bayaran selepas 6 bulan
• Latihan dan pembangunan kemahiran berterusan
• Jadual kerja fleksibel

Maklumat Syarikat:

GlobalAssist Solutions adalah syarikat perkhidmatan pembantu maya antarabangsa yang menyediakan sokongan kepada eksekutif dan usahawan di seluruh dunia. Kami menghargai kecekapan, profesionalisme, dan kemahiran komunikasi yang cemerlang.

Cara Memohon:

Sila hantar resume anda, surat motivasi, dan dua rujukan ke [email protected]. Sertakan "Permohonan Pembantu Maya" dalam tajuk email. Calon yang terpilih akan menjalani ujian kemahiran dalam talian sebelum temuduga video.

Dengan mengikuti panduan di tas, anda boleh menulis deskripsi kerja yang bukan sahaja menarik minat calon yang sesuai tetapi juga membantu dalam memastikan semua pihak faham peranan dan tanggungjawab masing-masing.

Terokai Peluang Pekerjaan Eksklusif di Epicareer.

Lihat artikel seterusnya:

• Cara Menolak Tawaran Kerja (Beserta Contoh)
• Jurulatih Temuduga (Interview Coach) - Adakah Berbaloi untuk Dicuba?
• Cara Membuat Rundingan Gaji (Beserta Templat)
• 10 Tips Membuat Rundingan Gaji Agar Berjaya
• Panduan Menulis Emel Cover Letter (Beserta Contoh)

Temukan petua berguna untuk pencari kerja dalam Panduan Kerjaya.