12 min read
Maksud ATS, Kepentingan & Fungsinya
ATS adalah perisian yang menyaring, menyusun, dan mengurus permohonan kerja secara automatik, memudahkan pengambilan pekerja dan meningkatkan kecekapan.
Updated Aug 7, 2024
Maksud ATS, Kepentingan & FungsinyaApa Itu ATS? - Sistem Pengurusan Pemohon
Sistem Pengurusan Pemohon (Applicant Tracking System, ATS) adalah perisian yang direka untuk memudahkan proses pengambilan pekerja. ATS membantu majikan menyaring dan menyusun permohonan kerja secara automatik.
Dengan menggunakan ATS, resume calon akan disaring berdasarkan kata kunci dan kriteria yang ditetapkan oleh pihak majikan. Penggunaan ATS membantu meningkatkan kecekapan dan ketepatan dalam memilih calon pekerja yang terbaik.
Bagaimana sistem ATS berfungsi?
1. Menapis Resume Berdasarkan Kata Kunci (dan Menilai Resume)
Sistem Pengurusan Pemohon (ATS) menggunakan algoritma untuk menapis resume berdasarkan kata kunci tertentu yang relevan dengan jawatan yang dipohon.
Majikan boleh menetapkan kata kunci seperti kemahiran, pengalaman kerja, kelayakan akademik dan lain-lain yang berkaitan. Apabila resume dihantar, ATS akan mengimbas dokumen tersebut dan mengenal pasti kata kunci yang sesuai.
Resume yang mengandungi kata kunci yang ditetapkan akan mendapat skor yang lebih tinggi dan berpeluang besar untuk dipertimbangkan.
Dengan cara ini, ATS membantu majikan menapis calon yang tidak memenuhi kriteria asas, menjimatkan masa dan memastikan hanya calon yang paling relevan diproses ke peringkat seterusnya.
2. Menggunakan Siri “Knockout Questions”
ATS juga menggunakan siri soalan yang dikenali sebagai “knockout questions” untuk menapis calon pada peringkat awal. Soalan-soalan ini direka untuk memastikan calon memenuhi syarat minimum yang ditetapkan oleh majikan.
Soalannya boleh merangkumi kelayakan pendidikan, pengalaman kerja tertentu atau keupayaan untuk bekerja di lokasi tertentu.
Calon yang tidak memenuhi syarat ini akan disingkirkan secara automatik oleh ATS, memastikan hanya calon yang layak dan sesuai diteruskan ke peringkat seterusnya.
Proses ini membantu mempercepatkan saringan awal dan mengurangkan beban kerja pihak pengurusan sumber manusia.
3. Mengimbas dan Menyusun Pemohon
Setelah resume ditapis berdasarkan kata kunci dan soalan knockout, ATS akan mengimbas dan menyusun pemohon mengikut kriteria yang ditetapkan oleh majikan.
ATS boleh mengatur pemohon mengikut skor keseluruhan, kelayakan, pengalaman kerja atau faktor lain yang relevan. Proses ini membolehkan majikan melihat calon yang paling berpotensi terlebih dahulu.
Dengan penggunaan ATS, penyusunan calon menjadi lebih sistematik dan teratur. Sekaligus, ia dapat memudahkan majikan membuat keputusan yang lebih cepat dan tepat. ATS juga memudahkan pencarian calon jika terdapat keperluan mendesak untuk mengisi jawatan yang kosong.
4. Menjejaki Proses Permohonan Calon
ATS juga mempunyai fungsi untuk menjejaki proses yang berlaku sepanjang permohonan calon. Bermula daripada proses menghantar resume sehingga proses pengambilan selesai.
Setiap interaksi seperti temuduga, ujian kelayakan, dan komunikasi akan direkodkan dalam sistem. Majikan boleh melihat status terkini setiap calon dan membuat keputusan berdasarkan maklumat yang dikumpul.
ATS juga memudahkan pengurusan komunikasi dengan calon, memastikan mereka sentiasa dikemas kini tentang status permohonan mereka.
Dengan cara ini, majikan boleh mengenal pasti titik kelemahan dalam proses pengambilan dan memperbaikinya untuk masa depan.
Secara tidak langsung, ia juga membantu memastikan proses pengambilan lebih efisien dan calon mempunyai pengalaman yang lebih baik sepanjang proses permohonan mereka.
Kepentingan Menggunakan ATS
1. Menarik dan Mendapatkan Calon yang Berkualiti
Dengan menggunakan ATS (Sistem Pengurusan Pemohon), ia membolehkan pihak syarikat menarik dan mendapatkan calon yang berkualiti dengan lebih mudah.
ATS membantu menyaring resume secara automatik menggunakan kata kunci dan kriteria yang ditetapkan. Sekaligus, membantu memastikan hanya calon yang memenuhi syarat sahaja dipilih.
Hal ini dapat membantu proses mencari pekerja yang sesuai menjadi lebih cepat dan tepat serta mengurangkan kemungkinan terlepas calon yang berpotensi tinggi.
2. Meningkatkan Penglibatan Calon
ATS memudahkan komunikasi antara majikan dan calon dengan meningkatkan penglibatan calon sepanjang proses pengambilan.
Melalui sistem ini, calon boleh mendapat maklumat terkini tentang status permohonan mereka dan menerima maklum balas dengan lebih cepat. Ini memberikan pengalaman yang positif kepada calon dan meningkatkan minat mereka terhadap syarikat dan peluang pekerjaan yang ditawarkan.
3. Meningkatkan Kecekapan dan Mengurangkan Kos
Dengan menggunakan ATS, syarikat dapat meningkatkan kecekapan dalam pengurusan permohonan kerja. Sistem ini mengautomasikan banyak tugas manual seperti penyaringan resume, penjadualan temuduga dan pengurusan maklumat calon.
Ini bukan sahaja menjimatkan masa tetapi juga mengurangkan kos yang berkaitan dengan proses pengambilan pekerja. Dengan proses yang lebih efisien, syarikat boleh menumpukan lebih banyak sumber kepada aspek strategik lain dalam pengurusan bakat.
4. Kekal Bersaing
Dalam pasaran pekerjaan yang kompetitif, penggunaan ATS membantu syarikat kekal bersaing. Sistem ini memastikan syarikat dapat bertindak pantas dalam menarik dan mengupah bakat terbaik sebelum mereka ‘dipikat’ oleh pesaing.
ATS juga membolehkan syarikat untuk sentiasa mengemas kini dan memperbaiki proses pengambilan mereka berdasarkan data dan analisis, menjadikannya lebih responsif kepada perubahan pasaran.
5. Mengoptimumkan Proses Pengenalan Pekerja Baru (Onboarding)
ATS tidak hanya berfungsi semasa proses pengambilan, tetapi juga membantu mengoptimumkan proses pengenalan pekerja baru.
Sistem ini menyimpan dan mengurus semua maklumat calon dari awal proses permohonan hingga mereka mula bekerja.
Ini memastikan peralihan yang lancar dan teratur, di mana maklumat penting tentang pekerja baru sudah tersedia dan dapat diakses dengan mudah oleh pihak pengurusan.
Dengan proses pengenalan yang lebih lancar, pekerja baru dapat menyesuaikan diri dengan cepat dan mula memberikan sumbangan produktif kepada syarikat.
Apa Itu Skor Resume dan Cara untuk Meningkatkannya?
Definisi Skor Resume
Skor resume adalah penilaian automatik terhadap resume calon berdasarkan kriteria tertentu yang ditetapkan oleh Sistem Pengurusan Pemohon (Applicant Tracking System, ATS).
Ia berfungsi untuk memudahkan majikan untuk menyaring calon yang paling relevan dan sesuai dengan keperluan pekerjaan yang ditawarkan.
Sistem ini menilai resume berdasarkan faktor seperti penggunaan kata kunci, format dan kesesuaian dengan deskripsi pekerjaan.
Skor yang tinggi menunjukkan bahawa resume calon adalah sesuai dan berpotensi untuk dipertimbangkan oleh majikan.
Cara Meningkatkan Skor Resume
Salah satu cara utama untuk meningkatkan skor resume adalah dengan menggunakan kata kunci yang tepat dan relevan dengan deskripsi pekerjaan.
Pastikan untuk membaca dan memahami iklan pekerjaan dengan teliti, dan kemudian mengintegrasikan kata kunci tersebut secara semula jadi dalam resume anda. Penggunaan kata kunci yang tepat dan strategik dapat meningkatkan kebarangkalian resume anda disaring dan dinilai dengan tinggi oleh ATS.
Format resume yang profesional dan mudah dibaca juga memainkan peranan penting dalam meningkatkan skor resume.
Gunakan fon yang mudah dibaca, pembahagian yang jelas seperti tajuk, sub-tajuk dan bullet points untuk menyusun maklumat.
Selain itu, pastikan resume anda dalam format fail yang disokong oleh ATS seperti .docx atau .pdf. Format yang baik memastikan resume anda mudah diproses dan dinilai dengan tepat oleh ATS.
Pastikan juga anda menyertakan pengalaman kerja dan kelayakan yang relevan dengan pekerjaan yang dipohon.
Jelaskan tanggungjawab dan pencapaian anda dengan terperinci, dan kaitkan bagaimana pengalaman tersebut boleh memberi nilai tambah kepada posisi yang ditawarkan.
Selain kata kunci, penggunaan frasa dan terminologi yang standard dalam industri juga boleh meningkatkan skor resume anda.
Elakkan daripada menggunakan singkatan atau jargon yang mungkin tidak dikenali oleh ATS. Sebagai contoh, jika anda menulis tentang pengalaman dalam 'pengurusan projek', pastikan anda menggunakan frasa lengkap tersebut dan bukannya singkatan seperti 'PM'.
Resume yang padat dan jelas dengan maklumat yang relevan lebih cenderung untuk mendapat skor tinggi.
Elakkan daripada menyertakan maklumat yang tidak relevan atau berlebihan yang boleh mengaburi fokus utama resume anda. Setiap maklumat yang disertakan hendaklah menambah nilai dan relevan dengan pekerjaan yang dipohon.
Resume yang ringkas tetapi penuh dengan maklumat amat penting untuk memastikan ia dapat disaring melalui ATS dan majikan dapat menilai kelayakan anda dengan tepat.
Bagaimana Pihak Majikan Menggunakan ATS untuk Mencari Calon?
Pihak majikan atau pengurus pengambilan menggunakan Sistem Pengurusan Pemohon (ATS) untuk mencari calon dengan mudah dan efisien.
Biasanya, mereka akan mencari calon berdasarkan kata kunci yang relevan dengan jawatan yang ditawarkan, sama seperti mencari di LinkedIn.
Kemudian, ATS akan membantu menyiarkan iklan jawatan dan mengumpul permohonan yang diterima dalam satu tempat. Sistem ini juga akan menyaring dan menyusun resume secara automatik untuk memudahkan pengurus mengesan calon yang paling sesuai.
Pengurus pengambilan juga boleh menilai calon berdasarkan kriteria yang ditetapkan seperti pengalaman dan kemahiran melalui sistem ATS. Bukan itu sahaja, ATS juga memudahkan pengurusan jadual temuduga dengan menghantar pemberitahuan kepada semua pihak yang terlibat.
Calon juga boleh mengikuti status setiap permohonan kerja dari awal hingga akhir melalui sistem ATS ini. Dengan maklumat yang sentiasa dikemas kini, pengurus boleh membuat keputusan yang tepat.
Sejauh Mana Ketepatan Perisian ATS?
1. Kebolehan Menapis Calon yang Tepat
Perisian Sistem Pengurusan Pemohon (ATS) direka untuk menapis calon dengan tepat berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan oleh majikan.
Dengan menggunakan teknologi canggih seperti pengecaman kata kunci dan algoritma penapisan, ATS mampu menyaring ratusan atau ribuan resume dan hanya memilih calon yang paling sesuai dengan keperluan jawatan.
2. Pengurangan Kesilapan Manual
Dengan penggunaan ATS, risiko kesilapan manual dalam proses penyaringan permohonan dapat diminimumkan.
Sistem ini secara automatik akan mengkategorikan dan menilai permohonan berdasarkan data yang dimasukkan. Ini akan mengurangkan kemungkinan calon yang layak terlepas pandang akibat kesilapan manusia.
Ketepatan yang lebih tinggi dalam pemilihan calon bukan sahaja meningkatkan peluang mendapatkan pekerja yang sesuai tetapi juga mempercepatkan keseluruhan proses pengambilan.
3. Pemadanan Berdasarkan Kata Kunci
Ketepatan ATS banyak bergantung pada pemadanan kata kunci antara resume calon dan deskripsi pekerjaan.
Sistem ini boleh diatur untuk mengenal pasti kata kunci penting seperti kelayakan, pengalaman dan kemahiran yang diperlukan.
Dengan cara ini, ATS memastikan bahawa hanya calon yang benar-benar memenuhi kriteria tertentu yang disenarai pendek, meningkatkan ketepatan dalam proses pemilihan calon.
4. Analisis Data dan Laporan
ATS juga menawarkan fungsi analisis data dan laporan yang membantu majikan memahami pola dan trend dalam proses pengambilan mereka.
Dengan data ini, syarikat boleh membuat keputusan yang lebih baik mengenai strategi pengambilan dan penambahbaikan proses.
Ketepatan data yang dihasilkan oleh ATS memberikan pandangan mendalam tentang keberkesanan kempen pengambilan pekerja dan mengenal pasti kawasan yang perlu ditingkatkan.
5. Penambahbaikan Berterusan
Banyak perisian ATS moden menggunakan teknologi pembelajaran mesin yang membolehkan sistem ini belajar dan memperbaiki ketepatannya dari masa ke masa.
Dengan setiap proses pengambilan baru, ATS mengumpul data dan maklum balas yang digunakan untuk mengasah algoritmanya, menjadikan sistem ini lebih pintar dan tepat.
Ini bermakna ketepatan ATS akan terus meningkat seiring dengan penggunaan dan pengumpulan data yang berterusan.
Aplikasi ATS yang Popular
1. Greenhouse
Greenhouse adalah aplikasi ATS yang terkenal dan banyak digunakan oleh syarikat besar dan kecil. Ia menawarkan ciri-ciri canggih untuk menyaring, menilai dan merekrut calon yang berkualiti. Integrasi dengan pelbagai platform menjadikannya pilihan fleksibel untuk mengurus pengambilan pekerja.
2. Zoho Recruit
Zoho Recruit adalah aplikasi ATS yang popular di kalangan perniagaan kecil dan sederhana. Ia menyediakan penyelesaian menyeluruh untuk pengurusan pengambilan pekerja termasuk penyaringan resume dan penjadualan temuduga. Integrasi dengan produk Zoho lain menjadikannya sangat efisien.
3. BambooHR
BambooHR adalah aplikasi ATS yang terkenal dengan penggabungan fungsi pengurusan sumber manusia. Selain menyaring dan merekrut, ia juga mengurus maklumat pekerja dan prestasi. BambooHR memudahkan pengurusan keseluruhan berkaitan pekerja.
4. Taleo
Taleo adalah aplikasi ATS yang dipercayai dan digunakan oleh syarikat besar di seluruh dunia. Ia menawarkan penyelesaian komprehensif untuk pengambilan pekerja dan pengurusan bakat. Taleo mampu mengendalikan jumlah permohonan yang besar dengan integrasi dan analitik canggih.
5. Workday
Workday adalah aplikasi ATS yang terkenal dengan integrasi kuat dengan fungsi HR dan kewangan. Ia menyediakan ciri-ciri untuk penyaringan calon, penjadualan temuduga dan analitik data yang canggih.
Bila Syarikat Perlu Menggunakan ATS?
1. Jumlah Permohonan Banyak
Apabila proses pengambilan pekerja menjadi semakin kompleks dan memakan masa, ini adalah petanda bahawa organisasi perlu mempertimbangkan untuk menggunakan ATS.
Situasi ini sering berlaku apabila syarikat mengalami pertumbuhan pesat dan jumlah permohonan pekerjaan meningkat secara mendadak.
Pengurus sumber manusia mungkin mendapati diri mereka tenggelam dalam timbunan resume, menghabiskan berjam-jam untuk menyaring dan menguruskan permohonan secara manual.
Penggunaan ATS dapat mengatasi masalah ini dengan mengautomasikan banyak tugas berulang dalam proses pengambilan pekerja.
2. Menghadapi Kesukaran Mengurus Calon
Organisasi juga perlu mempertimbangkan pelaksanaan ATS apabila mereka mula menghadapi kesukaran untuk menjejaki dan mengurus calon secara efektif.
Ini sering berlaku apabila syarikat mempunyai pelbagai jawatan kosong di beberapa jabatan atau lokasi. Tanpa sistem yang tersusun, maklumat calon boleh tersesat atau terlepas pandang, menyebabkan peluang pengambilan pekerja yang berharga terlepas.
3. Sukar Mengukur Prestasi Pengambilan Pekerja
Selain itu, organisasi perlu mempertimbangkan pelaksanaan ATS apabila mereka mula menghadapi cabaran dalam mengukur dan mengoptimumkan prestasi pengambilan pekerja mereka.
Tanpa data yang tepat dan boleh diukur, adalah sukar untuk mengenal pasti di mana proses pengambilan pekerja boleh diperbaiki.
ATS menawarkan ciri-ciri analisis dan pelaporan yang komprehensif, membolehkan organisasi untuk mengukur metrik penting seperti masa untuk mengisi jawatan, kos setiap pengambilan, dan kualiti calon.
Kos Penggunaan ATS
Kos sistem pengurusan pemohon (ATS) boleh berbeza-beza bergantung kepada saiz dan keperluan khusus syarikat.
Secara umumnya, harga ATS boleh bermula daripada percuma sehinggalah melebihi RM100,000 setahun.
Untuk perniagaan kecil dengan kurang daripada 100 pekerja, kos ATS biasanya antara RM1,000 hingga RM12,000 setahun.
Syarikat sederhana dengan 100-500 pekerja mungkin memerlukan kos antara RM12,000 hingga RM60,000 setahun.
Bagi syarikat besar dengan lebih 500 pekerja, kos boleh mencecah RM60,000 hingga RM200,000 setahun atau lebih.
Faktor-faktor yang mempengaruhi harga termasuk model penetapan harga (seperti bayaran per pekerjaan, per perekrut, atau yuran tetap), ciri-ciri yang ditawarkan dan bilangan pengguna.
Walaupun kos mungkin kelihatan tinggi, ATS boleh membantu mengoptimumkan proses pengambilan pekerja, menjimatkan masa dan sumber dalam jangka panjang.
Masa Depan Sistem Pengurusan Pemohon
1. Ekosistem Bersepadu Berasaskan Awan
Pada masa hadapan, ATS akan menggunakan ekosistem bersepadu sepenuhnya yang berasaskan awan. Ini adalah bagi memudahkan akses kepada data dan aplikasi pengambilan pekerja dari mana-mana sahaja. Sistem berasaskan awan meningkatkan kecekapan dan fleksibiliti pengurusan permohonan kerja.
2. Integrasi dengan Kecerdasan Buatan (AI)
Selain itu, ia juga akan lebih banyak menggunakan kecerdasan buatan (AI). AI membantu menyaring dan menilai calon dengan lebih tepat. Ini menjadikan proses pengambilan pekerja lebih efisien dan objektif.
3. Resume dan Surat Iringan Video
Dalam jangkaan beberapa tahun lagi, ATS juga akan mula menerima resume dan surat iringan dalam bentuk video. Calon boleh mempersembahkan diri mereka secara lebih dinamik. Ini memberi majikan gambaran yang lebih jelas tentang personaliti dan kemahiran calon.
4. Pengalaman Calon yang Ditingkatkan
Semestinya, ciri-ciri ATS akan datang pasti meningkatkan pengalaman calon dengan sistem maklum balas yang lebih pantas. Komunikasi yang lebih baik dan proses permohonan yang lebih mesra pengguna. Ini bakal menarik lebih ramai bakat berkualiti tinggi ke syarikat.
Soalan Lazim (FAQs)
1. Apakah jenis syarikat yang menggunakan ATS?
Syarikat besar, sederhana dan kecil menggunakan ATS untuk mengurus proses pengambilan pekerja.
2. Adakah sistem pengurusan pemohon membaca fail PDF?
Ya, kebanyakan ATS boleh membaca dan memproses fail PDF, tetapi adalah lebih baik untuk menggunakan format teks yang mudah dibaca oleh sistem tersebut seperti .docx.
3. Apakah maksud resume mesra ATS?
Resume mesra ATS ialah resume yang dioptimumkan dengan kata kunci yang relevan dan format yang mudah dibaca oleh ATS, seperti menggunakan teks biasa dan mengelakkan grafik atau gambar yang rumit.
4. Adakah semua perekrut menggunakan sistem ATS?
Tidak semua perekrut menggunakan ATS, tetapi 75% perekrut menggunakan ATS atau alat teknologi lain untuk menilai pemohon dan meningkatkan pengalaman calon.
5. Apakah perbezaan antara CRM dan ATS?
CRM (Customer Relationship Management) digunakan untuk mengurus hubungan dengan pelanggan, manakala ATS (Applicant Tracking System) digunakan untuk mengurus proses pengambilan pekerja dan pengurusan pemohon.
6. Adakah syarikat kecil menggunakan ATS?
Ya, walaupun hanya 20% syarikat kecil dan sederhana menggunakan ATS, ia semakin popular kerana kemajuan teknologi dan kos yang lebih berpatutan.
7. Apakah format resume terbaik untuk ATS?
Format resume yang terbaik untuk ATS adalah format teks biasa yang menggunakan kata kunci yang relevan dan struktur yang jelas, seperti format kronologi terbalik.
Penutup
Penggunaan Sistem Pengurusan Pemohon (ATS) bukan sahaja membantu majikan dalam menyaring dan menyusun permohonan kerja dengan lebih efisien, malah meningkatkan peluang untuk mendapatkan calon yang berkualiti tinggi.
Dalam dunia pekerjaan yang semakin kompetitif, penggunaan ATS akan terus menjadi komponen utama dalam strategi pengambilan pekerja masa hadapan.
Mulakan Kerjaya Cemerlang di Epicareer.
Artikel berkaitan menanti anda:
Dapatkan panduan berharga untuk pencari kerja melalui Panduan Kerjaya.
Nasra Patahuddin
Content Writer
Topic tags
Share this article
Related Articles
Share this article