Panduan Menulis Cover Letter: Struktur, Tips, Perkara Perlu Disemak dan Dielakkan

Cover Letter adalah merupakan salah satu elemen penting dalam proses permohonan kerja. Ia bukan sahaja hanya berfungsi sebagai medium untuk memperkenalkan diri kepada pihak majikan, tetapi juga merupakan peluang untuk memberikan ‘first impression’ yang positif dan menonjolkan kebolehan anda dengan lebih terperinci.

Oleh itu, memastikan bahawa cover letter anda menonjol dan memberikan kesan yang positif kepada penerima adalah sangat penting.

Berikut dikongsikan panduan menulis cover letter yang terbaik dan sesuai untuk kebanyakan bidang/jenis pekerjaan.

▶ Artikel Berkaitan: Aspek Penting yang Perlu Dipertimbangkan Apabila Mencari Kerja

Untuk menghasilkan cover letter yang efektif dan memberikan kesan positif kepada majikan, pastikan cover letter anda mengikuti format atau struktur seperti di bawah:

NOTA: Cover letter yang effektif adalah cover letter yang dapat membantu majikan melihat anda adalah calon paling sesuai untuk jawatan tersebut!

1. Header - Tajuk

Bahagian header adalah bahagian terpenting. Pastikan di bahagian ini terdapat maklumat peribadi anda seperti nama penuh, alamat rumah, nombor telefon dan alamat emel terkini. Ini adalah untuk memudahkan pihak majikan menghubungi anda untuk sebarang pertanyaan atau proses seterusnya.

Pastikan maklumat-maklumat tersebut disusun dengan teratur di bahagian atas sekalicover letter untuk memudahkan penerima melihatnya walaupun hanya dengan sekali imbas.

2. Ucapan Hormat

Gunakan ucapan hormat seperti "Salam Sejahtera" atau "Assalamualaikum" diikuti dengan nama individu yang anda tujukan surat tersebut atau jawatannya. Contohnya seperti; Salam Sejahtera Tuan Abdul, Kepada Pegawai yang Berkenaan, Dear Hiring Manager.

Ucapan hormat seperti ini dapat memberikan kesan peribadi kepada penerima dan menujukkan kesungguhan anda dalam memohon kerja terutamanya apabila anda mengetahui dengan tepat nama individu yang akan membaca cover letter anda.

3. Pengenalan Ringkas Mengenai Diri Anda

Pada bahagian ini, tulis pengenalan ringkas mengenai diri anda. Nyatakan nama, latar belakang pendidikan pengalaman kerja yang relevan dengan jawatan yang dipohon.

Anda juga boleh nyatakan tujuan anda menulis cover letter tersebut beserta jawatan yang dipohon dan juga nama syarikat. Hal ini adalah agar pihak bakal majikan mengetahui niat anda menghantar permohonan untuk jawatan yang mana satu lebih-lebih lagi sekiranya terdapat banyak jenis jawatan yang diiklankan.

4. Isi Kandungan

Pada bahagian inilah peluang untuk menonjolkan kebolehan, kemahiran, pengalaman dan pencapaian anda. Pastikan ia benar-benar relevan dengan jawatan yang dipohon.

Senaraikan pencapaian-pencapaian yang menonjolkan kemahiran, kebolehan, dan kompetensi anda yang berkaitan dengan keperluan jawatan tersebut.

Semakin spesifik senarai kemahiran/pencapaian anda, semakin meyakinkan anda kelihatan kepada majikan.

5. Penutup & CTA

Pada hubungan penutup, ucapan terima kasih kepada pihak bakal majikan atas pertimbangan mereka dan menyatakan harapan anda untuk diberikan peluang temu duga.

Pastikan terdapat ayat CTA (seruan untuk melakukan tindakan) yang jelas kepada majikan untuk bertindak. Contohnya seperti; saya berharap mendapat respon positif daripada pihak tuan segera.

▶ Artikel Berkaitan: Tips Menulis Resume Untuk Kerjaya Pemasaran Digital (Digital Marketing)

Bahagian yang penting dalam cover letter ialah bahagian isi kandungan. Pada bahagian ini, anda perlu meyakinkan pihak bakal majikan bahawa anda adalah individu yang mereka cari. Jadi, pastikan bahagian ini ditulis dengan teliti dan teratur.

Berikan butiran yang jelas dan padat tentang kebolehan, kemahiran, pencapaian dan pengalaman anda untuk menarik perhatian majikan dan meningkatkan peluang anda ke peringkat seterusnya.

Selain itu, tonjolkan juga potensi diri dan bagaimana anda dapat memberi sumbangan yang bernilai kepada syarikat. Ini dapat mencerminkan betapa berharganya diri anda untuk syarikat. Berikut merupakan 7 tips penting untuk menulis cover letter

1. Personalisasi (Personalized)

Sesuaikan setiap cover letter untuk setiap jawatan yang anda mohon. Selaraskan butiran-butiran dalam cover letter anda dengan keperluan dan nilai-nilai syarikat yang dipohon.

Tindakan ini menunjukkan kepada majikan bahawa anda telah mengambil masa untuk memahami keperluan mereka dan betapa seriusnya anda memohon jawatan tersebut. Ini juga menunjukkan komitmen dan minat anda terhadap syarikat tersebut.

Hal ini secara tidak langsung dapat membantu meningkatkan peluang anda untuk ke peringkat seterusnya.

2. Fokus pada Kekuatan & Nilai Diri

Fokus pada kekuatan, keunikan dan nilai diri anda.

Tonjolkan kemahiran dan pencapaian yang paling relevan dengan keperluan jawatan yang dipohon. Jelaskan bagaimana pengalaman anda dapat memberi nilai tambah kepada syarikat.

3. Lakukan Carian

Sebelum menulis cover letter, pastikan anda melakukan carian lebih mendalam mengenai syarikat dan juga jawatan yang dipohon.

Ini akan membantu anda menghasilkan cover letter yang selari dengan keperluan syarikat.

4. Gunakan Gaya Bahasa Profesional

Gunakan gaya bahasa yang profesional dan sopan dalam penulisan anda untuk menunjukkan kredibiliti anda sebagai pemohon kerja yang mempunyai kualiti. Namun begitu, pastikan ia mudah difahami. Elakkan daripada menggunakan terminologi teknikal yang mungkin sukar difahami.

Sebaliknya, gunakan ayat yang ringkas dan padat, serta pilih perkataan yang tepat untuk menyampaikan maklumat dengan jelas dan terperinci.

Ini membantu memastikan bahawa mesej anda disampaikan dengan jelas dan efektif kepada pihak bakal majikan.

5. Sertakan Bukti

Sertakan contoh atau bukti yang menyokong kemahiran dan pencapaian anda. Ini termasuklah statistik, senarai projek-projek yang berjaya dilaksanakan atau pengiktirafan profesional.

Ini dapat memberikan keyakinan tambahan kepada majikan bahawa anda benar-benar mempunyai kebolehan yang diperlukan untuk jawatan tersebut.

6. Gunakan Kata Kunci Daripada Iklan Jawatan

Gunakan kata kunci yang terdapat dalam iklan jawatan kosong untuk diselarikan dengan ciri-ciri yang ciri-ciri yang ada pada diri anda. Secara tidak langsung, ia membuatkan majikan tertarik dan berfikir anda adalah individu yang mereka cari.

7. Periksa dan Perbaiki

Sebelum menghantar cover letter anda, semak semula dan betulkan kesilapan ejaan, tatabahasa, dan gaya bahasa secara keseluruhan. Anda juga boleh meminta rakan atau ahli keluarga untuk memberikan ulasan agar boleh melakukan penambahbaikan.

▶ Artikel Berkaitan: Tips Menulis Cover Letter Untuk Bidang Pemasaran (Beserta Contoh)

Adalah penting untuk menyemak beberapa perkara bagi memastikan cover letter anda benar-benar terbaik sebelum menghantarnya. Antara perkara yang perlu disemak adalah:

1. Ruang Kosong (White Space)

Pastikan cover letter anda mempunyai ruang kosong untuk mengelakkan daripada teks kelihatan terlalu padat dan memudahkan pembacaan.

2. Maklumat Perhubungan

Pastikan maklumat perhubungan anda termasuk nama, alamat e-mel dan nombor telefon adalah terkini dan mudah dilihat.

3. Pengenalan

Periksa semula bahagian pengenalan untuk memastikan ianya menarik minat pembaca dan memberikan gambaran yang jelas tentang tujuan surat anda.

4. Padam Perkataan yang Tidak Perlu

Padam perkataan atau frasa yang tidak memberi nilai tambah kepada cover letter anda.

5. Tonjolkan Kelayakan Anda

Pastikan anda menonjolkan kemahiran dan pengalaman kerja yang berkaitan dengan jawatan yang dipohon.

6. Tatacara Permohonan

Pastikan anda mengikuti tatacara permohonan yang diberikan. Semak semula sekiranya anda benar-benar mematuhi format yang ditetapkan dan menyertakan dokumen lengkap yang diperlukan.

7. Kata Kunci yang Sesuai

Semak sekiranya cover letter anda mengandungi kata kunci yang terdapat dalam iklan pekerjaan atau deskripsi kerja yang dihebahkan. Ini adalah penting untuk menunjukkan kesesuaian anda dengan keperluan jawatan.

8. Gaya Penulisan

Pastikan gaya penulisan anda sesuai dengan budaya dan industri syarikat yang dipohon. Gunakan bahasa yang sopan dan kekalkan profesionalisme. Sekiranya terdapat ayat yang kurang sopan, sila ubah.

9. CTA (Call to Action)

Pastikan cover letter anda terdapat ayat CTA yang jelas seperti meminta agar diberi peluang untuk dipanggil ke temu duga atau peringkat selanjutnya.

10. Ejaan dan Tatabahasa

Semak ejaan dan tatabahasa tulisan anda dengan teliti untuk memastikan tiada kesilapan yang dapat mengurangkan kesan professional cover letter anda.

1. Format yang Salah

Kenalpasti format cover letter yang betul dan sesuai untuk digunakan. Biasanya cover letter berbentuk seperti surat rasmi dan semuanya bermula di bahagian kanan.

2. Menggunakan Cover Letter yang Sama untuk Setiap Permohonan

Elakkan menggunakan cover letter yang sama setiap kali anda memohon kerja. Ini menyebabkan cover letter anda tidak sepadan dengan keperluan syarikat yang dimohon.

3. Tidak Melakukan Carian/Penyelidikan Dengan Mendalam

Tanpa melakukan carian atau penyelidikan yang mencukupi, anda mungkin akan gagal menyelaraskan cover letter anda dengan keperluan syarikat atau kurang memahami kemahiran yang diperlukan untuk jawatan tersebut.

4. Kemahiran/Pengalaman Kerja Tidak Relevan

Jangan sesekali menyatakan kemahiran atau pengalaman kerja yang tidak relevan. Tindakan ini boleh mengurangkan kredebiliti cover letter anda. Sekaligus, mengurangkan peluang anda untuk ‘menjual diri’ kepada majikan.

5. Tidak Fokus Kepada Kekuatan/Nilai Diri

Sekiranya anda tidak memberi tumpuan kepada kekuatan dan nilai-nilai diri dalam cover letter anda, ia bermaksud anda gagal menonjolkan potensi diri anda kepada majikan.

▶ Artikel Berkaitan: 10 Soalan Untuk Diri Bagi Membantu Menemui Minat Anda

Sebagai penutup, ingatlah bahawa cover letter adalah peluang untuk memperkenalkan diri anda secara mendalam kepada majikan dan meninggalkan kesan yang positif.

Pastikan setiap butiran yang disampaikan relevan dengan jawatan yang dipohon dan sentiasa berikan penekanan kepada kekuatan dan nilai-nilai diri anda.

Dengan mengikuti panduan dan tip yang diberikan, anda dapat meningkatkan peluang untuk dipanggil temu duga.

Jangan lepaskan peluang untuk meningkatkan kerjaya anda dengan menyemak Epicareer untuk lebih banyak tip dan panduan berguna.

Pekerjaan Terkenal:

Jawatan Kosong Kerajaan｜WFH Customer Service｜Sales｜Marketing｜Human Resource | Accounting | IT Developer